Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah proses dimana perusahaan (seringkali produsen) mengelola dan mengintegrasikan bagian-bagian penting dari bisnisnya. Sistem informasi manajemen ERP mengintegrasikan bidang-bidang seperti perencanaan, pembelian, inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. ERP paling sering digunakan dalam konteks perangkat lunak. Sebagai metodologi telah menjadi lebih populer, aplikasi perangkat lunak besar telah dikembangkan untuk membantu perusahaan mengimplementasikan ERP.

Sejarah Singkat ERP (Lihat Gambar 1.)

Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner1, tetapi akarnya berasal dari tahun 1960-an. Saat itu, konsep tersebut diterapkan pada manajemen dan pengendalian persediaan di sektor manufaktur. Insinyur perangkat lunak membuat program untuk memantau inventaris, mendamaikan saldo, dan melaporkan status. Pada 1970-an, ini telah berkembang menjadi sistem Perencanaan Kebutuhan Material (MRP) untuk menjadwalkan proses produksi. Pada 1980-an, MRP tumbuh untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, mendorong banyak orang untuk menyebutnya MRP-II atau Perencanaan Sumber Daya Manufaktur. Pada tahun 1990, sistem ini telah berkembang di luar kendali inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi back-office lainnya seperti akuntansi dan sumber daya manusia, menetapkan panggung untuk ERP seperti yang kita ketahui. Saat ini, ERP telah berkembang untuk mencakup intelijen bisnis (BI) sementara juga menangani fungsi “front-office” seperti otomatisasi tenaga penjualan (SFA), otomatisasi pemasaran, dan e-niaga. Dengan kemajuan produk ini dan kisah sukses yang keluar dari sistem ini, perusahaan di berbagai industri—dari distribusi grosir hingga e-niaga—menggunakan solusi ERP. Selain itu, meskipun “e” dalam ERP adalah singkatan dari “perusahaan”, perusahaan dengan pertumbuhan tinggi dan menengah sekarang dengan cepat mengadopsi sistem ERP. Solusi Software-as-a-Service (SaaS)—juga disebut sebagai “komputasi awan”—telah membantu mendorong pertumbuhan ini. Solusi berbasis cloud tidak hanya membuat perangkat lunak ERP lebih terjangkau, tetapi juga membuat sistem ini lebih mudah diterapkan dan dikelola. Mungkin yang lebih penting lagi, cloud ERP memungkinkan pelaporan dan BI secara real-time, menjadikannya sangat berharga bagi para eksekutif dan staf yang mencari visibilitas ke dalam bisnis. Akibatnya, perusahaan dari semua ukuran dan berbagai industri beralih ke sistem cloud ERP. Faktanya, Forrester memperkirakan bahwa adopsi ERP berbasis SaaS akan meningkat 21 persen setiap tahun hingga tahun 2015.2 Ketika Anda berhenti untuk mempertimbangkan manfaat ERP, mudah untuk melihat mengapa itu menjadi sangat populer dan mengapa penggunaannya akan terus tumbuh begitu cepat.

Ada dua kekuatan pendorong utama di balik Enterprise Resource Planning untuk organisasi bisnis.

Dalam arti bisnis, Enterprise Resource Planning memastikan kepuasan pelanggan, karena mengarah pada pengembangan bisnis yaitu pengembangan area baru, produk baru, dan layanan baru. Juga, memungkinkan bisnis untuk menghadapi persaingan untuk menerapkan Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, dan memastikan proses yang efisien yang mendorong perusahaan ke posisi teratas.
Dalam pengertian TI: Sebagian besar perangkat lunak tidak memenuhi kebutuhan bisnis sepenuhnya dan sistem warisan saat ini sulit untuk dipelihara. Selain itu, perangkat keras dan perangkat lunak yang ketinggalan jaman sulit untuk dipelihara.

Oleh karena itu, untuk alasan di atas, Enterprise Resource Planning diperlukan untuk manajemen dalam dunia bisnis saat ini. ERP adalah perangkat lunak tunggal, yang menangani masalah seperti kekurangan bahan, layanan pelanggan, manajemen keuangan, masalah kualitas, dan masalah inventaris. Sistem ERP dapat menjadi dashboard para manajer era modern.

Dasar-Dasar ERP

Sistem ERP dirancang di sekitar struktur data umum (skema) yang biasanya memiliki database umum. Sistem ERP menyediakan akses ke data perusahaan dari berbagai aktivitas menggunakan konstruksi dan definisi umum serta pengalaman pengguna yang umum. Prinsip utama ERP adalah pengumpulan data terpusat untuk distribusi yang luas. Alih-alih beberapa database yang berdiri sendiri dengan inventaris spreadsheet yang tidak terhubung, sistem ERP menertibkan kekacauan sehingga semua pengguna—dari CEO hingga juru tulis bagian utang—membuat, menyimpan, dan menggunakan data yang sama yang diperoleh melalui proses umum. Dengan penyimpanan data yang aman dan terpusat, semua orang di organisasi dapat yakin bahwa datanya benar, terbaru, dan lengkap. Integritas data terjamin untuk setiap tugas yang dilakukan di seluruh organisasi, mulai dari laporan keuangan triwulanan hingga satu laporan piutang terutang, tanpa menggunakan spreadsheet yang rawan kesalahan.

Faktor-Faktor yang Mendorong Adopsi ERP

Dari semua perangkat lunak yang dapat digunakan organisasi, ERP berpotensi memiliki dampak paling langsung dalam mengurangi biaya. Ketika ditanya dalam survei 2010 yang dilakukan oleh Aberdeen Group of Small and Medium Business (SMBs) faktor apa yang mendorong mereka untuk menerapkan solusi ERP, hampir setengahnya menyebutkan perlunya mengurangi biaya untuk meningkatkan margin operasi. Meningkatkan layanan pelanggan adalah alasan kedua yang paling banyak dikutip. Distribusi tanggapan terhadap survei ini tampak pada Gambar 2.

Karakteristik ERP

Setiap sistem harus memiliki beberapa karakteristik kunci untuk memenuhi syarat untuk solusi ERP yang benar. Fitur-fitur ini adalah:

1. Fleksibilitas : Sistem ERP harus fleksibel untuk menanggapi perubahan kebutuhan perusahaan. Teknologi server klien memungkinkan ERP untuk berjalan di berbagai ujung belakang basis data melalui Open Database Connectivity (ODBC).
2. Modular & Open : Sistem ERP harus memiliki arsitektur sistem terbuka. Ini berarti bahwa modul apa pun dapat dihubungkan atau dilepas kapan pun diperlukan tanpa memengaruhi modul lainnya. Ini harus mendukung beberapa platform perangkat keras untuk perusahaan yang memiliki kumpulan sistem yang heterogen. Itu harus mendukung beberapa add-on pihak ketiga juga.
3. Komprehensif : Harus dapat mendukung berbagai fungsi organisasi dan harus cocok untuk berbagai organisasi bisnis.
4. Di Luar Perusahaan : Tidak boleh dibatasi oleh batas-batas organisasi, melainkan mendukung konektivitas on-line ke entitas bisnis lain dalam organisasi.
5. Praktik Bisnis Terbaik : Harus memiliki kumpulan proses bisnis terbaik yang berlaku di seluruh dunia. Paket ERP memaksakan logikanya sendiri pada strategi, budaya, dan organisasi perusahaan.

Area Fungsional ERP

Sistem ERP mencakup area fungsional umum berikut. Dalam banyak sistem ERP, ini disebut dan dikelompokkan bersama sebagai modul ERP

• Akuntansi keuangan: Buku besar, aset tetap, pembayaran termasuk vouchering, pencocokan dan pembayaran, aplikasi dan penagihan kas piutang, manajemen kas, konsolidasi keuangan
• Akuntansi manajemen: penganggaran, penetapan biaya, manajemen biaya, aktivitas !asedcosting
• Sumber daya manusia: Perekrutan, pelatihan, daftar nama, penggajian, tunjangan, 401K, manajemen keragaman, pensiun, pemisahan
• Manufaktur: Teknik, !sakit bahan, pekerjaan) pesanan, penjadwalan, kapasitas, manajemen aliran kerja, *kontrol kualitas, proses manufaktur, pro+ek manufaktur, aliran manufaktur, manajemen siklus hidup produk
• Pemrosesan Pesanan: Pesanan menjadi tunai, entri pesanan, pemeriksaan kredit, penetapan harga, tersedia untuk dijanjikan, inventaris, pengiriman, analisis dan pelaporan penjualan, komisioning penjualan.
• Manajemen rantai pasokan: perencanaan rantai pasokan, penjadwalan pemasok, konfigurator produk, pesanan tunai, pembelian, inventaris, pemrosesan klaim, pergudangan (penerimaan, pembuangan, pengambilan dan pengepakan)
• Manajemen proyek: Perencanaan proyek, perencanaan sumber daya, penetapan biaya proyek, struktur rincian kerja, penagihan, waktu dan pengeluaran, unit kinerja, manajemen aktivitas
• Manajemen hubungan pelanggan: penjualan dan pemasaran, komisi, layanan, kontak pelanggan, dukungan call center Sistem CRM tidak selalu dianggap sebagai bagian dari sistem ERP melainkan sistem pendukung bisnis (BSS).
• Layanan Data : Berbagai antarmuka swalayan untuk pelanggan, pemasok, dan/atau karyawan

Langkah-Langkah Implementasi ERP yang Sukses

Implementasi sistem ERP tidak perlu salah. Analisis yang mendalam, perencanaan yang cermat, dan hasil yang terukur dapat mengarah pada implementasi yang sukses yang dapat membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis Anda: Langkah pertama menuju implementasi sistem ERP yang sukses adalah menentukan tujuan organisasi Anda dan mengidentifikasi kebutuhan akan sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. Apa area nyeri bisnis Anda yang sedang berkembang? Masalah yang dihadapi oleh bisnis kecil Anda di ambang pertumbuhan bisa banyak. Kuncinya adalah mengidentifikasi apa yang perlu diperbaiki dan mendefinisikannya dengan cara yang dapat ditindaklanjuti dan terukur.
2. Libatkan staf lini depan: Sementara tujuan organisasi ditetapkan pada tingkat manajemen eksekutif, perbedaan nyata dari implementasi ERP yang sukses adalah adaptasi sistem baru oleh staf lini depan. Bagaimanapun, merekalah yang menggunakannya secara ekstensif. Oleh karena itu, sangat penting bahwa staf garis depan dilibatkan dalam menentukan apa yang diharapkan dari sistem. Seringkali, ahli materi pelajaran dari staf menyoroti proses yang menjadi penting bagi keberhasilan proyek.
3. Persyaratan detail dokumen: Persyaratan detail paling baik ditentukan sebelum Anda memilih vendor. Ini memungkinkan Anda untuk memahami kebutuhan bisnis Anda dengan lebih baik, dan membantu Anda mengevaluasi vendor ERP. Dokumentasikan keadaan saat ini dan keadaan masa depan. Semakin rinci, semakin baik peluang untuk mencapai kejelasan.
4. Tetapkan ROI terukur yang realistis: Sering kali, organisasi sendiri bertanggung jawab atas kegagalan implementasi dengan menetapkan harapan yang tidak realistis. Implementasi ERP membutuhkan waktu untuk menuai manfaatnya. Menurut penelitian, hanya 60% responden yang menyatakan implementasi ERP mereka berhasil, sementara lebih dari 30% mengatakan tidak tahu. Ini adalah angka yang mengkhawatirkan dan menunjukkan kurangnya definisi yang jelas tentang situasi seseorang dan hasil yang dapat ditindaklanjuti. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari proyek, tetapkan kasus bisnis terperinci dengan hasil yang terukur untuk memastikan bisnis kecil Anda dapat melacak kesuksesan dan pertumbuhan.
5. Pilih ERP dan vendor yang tepat: Industri teknologi dipenuhi dengan ratusan solusi ERP bisnis dan vendor ERP yang ingin menjual layanan mereka kepada Anda. Dan kemudian, ada vendor yang paham teknologi dan vendor yang berorientasi pada proses bisnis. Jadi bagaimana Anda memilih yang tepat? Prosesnya sebenarnya bermuara pada Anda. Cara yang efektif adalah dengan mengirimkan beberapa skrip proses bisnis penting ke vendor yang dipilih dan meminta mereka untuk menunjukkannya di sistem mereka. Dengan cara ini, Anda dapat mengevaluasi apakah perangkat lunak ERP memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Demikian pula, minta vendor ERP pilihan Anda untuk menunjukkan keahlian mereka dalam menerapkan di vertikal Anda.

Jenis Sistem Implementasi Perangkat Lunak ERP

• Legacy atau On-Premises ERP: Sistem ERP di tempat atau Legacy diimplementasikan dengan sistem database (server) di tempat yang digunakan untuk menyimpan dan mencadangkan informasi dari aplikasi ERP. Karena aplikasi ERP cenderung menghubungkan sistem yang berbeda, jenis penerapan yang dipilih—on-premise, cloud-host, cloud based (SaaS)—memainkan peran besar dalam proses implementasi ERP.
• Cloud Based ERP (SaaS): Untuk implementasi ERP berbasis Cloud (web) atau Software-as-a-Service (SaaS) Aplikasi perangkat lunak ERP di-host menggunakan database atau server eksternal vendor ERP. Keuntungan unik dengan jenis sistem ini adalah kemampuan untuk menjalankan dan menjalankan sistem ERP dalam waktu singkat, peningkatan otomatis, serta pengurangan biaya perangkat keras dan dukungan.
• Cloud Hosted ERP: Sistem ERP yang dihosting di cloud memungkinkan bisnis memanfaatkan penyimpanan data di cloud melalui penyedia layanan penyimpanan data jarak jauh seperti CompuData Cloud. Dengan sistem jenis ini, bisnis memiliki kemampuan untuk memindahkan semua penyimpanan data ERP ke cloud atau beroperasi dalam sistem ERP hybrid atau dua tingkat, di mana data disimpan baik di tempat dan/atau di cloud. Manfaat meliputi; mobilitas, layanan pemulihan data, dan pengurangan biaya.

Apa yang Dilakukan ERP untuk Bisnis

Perangkat lunak ERP yang tepat menyatukan semua proses bisnis Anda untuk kolaborasi yang lebih mudah, pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan peningkatan produktivitas secara keseluruhan untuk seluruh tim. Sistem ERP terintegrasi membantu Anda dengan:

• Manajemen keuangan – Meningkatkan kontrol atas aset perusahaan, arus kas, dan akuntansi
• Rantai pasokan dan manajemen operasi – Merampingkan pembelian, manufaktur, inventaris, dan pemrosesan pesanan penjualan
• Manajemen hubungan pelanggan – Tingkatkan layanan pelanggan, dan tingkatkan peluang cross-sell dan upsell
• Manajemen proyek – Dapatkan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan sesuai anggaran dengan penagihan dan pemantauan proyek yang lebih baik
• Manajemen sumber daya manusia – Pikat dan pertahankan karyawan yang baik dengan alat yang membantu
• Anda merekrut, mengelola, dan membayar tim Anda
• Intelijen bisnis – Buat keputusan cerdas dengan alat pelaporan, analisis, dan intelijen bisnis yang mudah digunakan

Keuntungan Sistem ERP

Ada banyak keuntungan menerapkan sistem EPR. Beberapa di antaranya tercantum di bawah ini:

• Proses kerja yang ditingkatkan
• Meningkatkan akses ke data yang tersedia untuk pengambilan keputusan
• Informasi yang tepat waktu dan akurat
• Peningkatan waktu respons pelanggan
• Mengurangi kertas
• Sistem terintegrasi sempurna yang menyatukan semua area fungsional
• Kemampuan untuk merampingkan proses dan alur kerja organisasi yang berbeda
• Kemampuan untuk dengan mudah mengkomunikasikan informasi di berbagai departemen
• Peningkatan efisiensi, kinerja, dan tingkat produktivitas
• Pelacakan dan perkiraan yang ditingkatkan
• Meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan.

Kekurangan Sistem ERP

• Kustomisasi bisa menjadi masalah. Dibandingkan dengan pendekatan terbaik, ERP dapat dilihat sebagai memenuhi kebutuhan denominator umum terendah organisasi, memaksa organisasi untuk menemukan solusi untuk memenuhi tuntutan unik.
• Re-engineering proses bisnis agar sesuai dengan sistem ERP dapat merusak daya saing atau mengalihkan fokus dari kegiatan penting lainnya.
• ERP dapat menghabiskan biaya lebih dari solusi yang kurang terintegrasi atau kurang komprehensif.
  Biaya peralihan ERP yang tinggi dapat meningkatkan kekuatan negosiasi vendor ERP, yang dapat meningkatkan biaya dukungan, pemeliharaan, dan peningkatan.
• Mengatasi penolakan untuk berbagi informasi sensitif antar departemen dapat mengalihkan perhatian manajemen.
• Integrasi bisnis yang benar-benar independen dapat menciptakan ketergantungan yang tidak perlu.
• Persyaratan pelatihan yang ekstensif mengambil sumber daya dari operasi sehari-hari.
• Harmonisasi sistem ERP dapat menjadi tugas besar (terutama untuk perusahaan besar) dan membutuhkan banyak waktu, perencanaan, dan uang.

Tren ERP Perusahaan

Bidang ERP bisa lambat berubah, tetapi beberapa tahun terakhir telah melepaskan tren teknologi baru yang secara fundamental mengubah seluruh area. Tren komputasi baru dan berkelanjutan berikut ini berdampak pada pertumbuhan perangkat lunak ERP perusahaan:

• Mobile ERP: Eksekutif dan karyawan menginginkan akses informasi secara real-time, di mana pun mereka berada. Diharapkan bahwa bisnis akan merangkul ERP seluler untuk laporan, dasbor, dan untuk melakukan proses bisnis utama.
• Cloud ERP: Cloud telah maju dengan mantap ke perusahaan selama beberapa waktu, tetapi banyak pengguna ERP enggan menempatkan cloud data. Namun, reservasi tersebut secara bertahap telah menguap, karena keuntungan dari cloud menjadi jelas.
• Social ERP : Ada banyak hype seputar media sosial dan seberapa penting — atau tidak — itu untuk ditambahkan ke sistem ERP. Tentu saja, vendor dengan cepat mengambil inisiatif, menambahkan paket media sosial ke sistem ERP mereka dengan banyak keriuhan. Tetapi beberapa orang bertanya-tanya apakah ada banyak keuntungan yang bisa didapat dengan mengintegrasikan media sosial dengan ERP.
• Two-tier ERP: Perusahaan pernah mencoba membangun sistem ERP yang mencakup semua untuk menangani setiap aspek sistem organisasi. Tetapi beberapa kegagalan yang mahal secara bertahap membawa perubahan dalam strategi – mengadopsi Two-tier ERP.