Dalam upaya Transformasi Itjen, tim Change Management Office (CMO) memilih Model 8 tahapan transformasi perubahan menurut john kotter untuk memandu perubahan organisasi. Model ini, dikembangkan oleh John P. Kotter, memberikan panduan langkah demi langkah untuk memastikan perubahan berjalan lancar dan efektif. Langkah pertama dalam model ini adalah membuat orang merasa bahwa perubahan itu penting dan mendesak. Selanjutnya, tim perubahan dibentuk untuk memimpin inisiatif tersebut. Kemudian, mereka merancang visi dan strategi perubahan, yang kemudian disampaikan dengan jelas kepada seluruh organisasi.
Model ini juga menekankan pentingnya memberdayakan karyawan, mencapai keberhasilan cepat, dan membangun momentum positif. Dengan menggunakan kerangka ini, tim Transformasi Itjen berharap dapat memastikan bahwa perubahan tidak hanya terjadi, tetapi juga terintegrasi dengan budaya organisasi, menciptakan hasil perubahan yang berkelanjutan dan positif.
John Kotter, seorang profesor di Harvard Business School, mengembangkan model delapan tahapan untuk transformasi perubahan organisasi. Model ini diuraikan dalam bukunya yang berjudul “Leading Change” (1996). Berikut adalah delapan tahapan transformasi perubahan menurut John Kotter:
1. Membangun Kepekaan Terhadap Urgensi (Establishing a Sense of Urgency)
Membangun kepekaan terhadap urgensi merupakan langkah kritis dalam menghadapi perubahan organisasi. Penting bagi pemimpin untuk merangsang kesadaran bahwa perubahan itu mendesak dan tidak bisa dihindari. Mendeskripsikan situasi saat ini dengan jelas dan menyoroti konsekuensi dari tidak adanya tindakan perubahan dapat memotivasi orang untuk bertindak. Mengomunikasikan fakta dan data yang mendukung urgensi serta memberikan contoh konkret tentang perubahan di sektor industri atau pesaing dapat memperkuat pesan tersebut. Membuka ruang dialog dan mendengarkan keprihatinan karyawan dapat membangun konsensus tentang kebutuhan perubahan. Melalui komunikasi yang jelas dan meyakinkan, organisasi dapat membentuk persepsi bahwa tindakan segera diperlukan untuk menghadapi tantangan dan mencapai kesuksesan di masa depan.
2. Membangun Tim Perubahan (Creating the Guiding Coalition)
Membentuk tim perubahan yang kuat, dikenal sebagai Guiding Coalition, sangat penting dalam mengelola transformasi organisasi. Pemimpin perubahan harus selektif dalam memilih individu yang memiliki kredibilitas, komitmen, dan kemampuan untuk memengaruhi orang lain. Membuat tim ini melibatkan penggabungan beragam keterampilan dan perspektif untuk mendukung visi perubahan. Guiding Coalition bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan upaya perubahan, memimpin dengan contoh, dan mengatasi hambatan. Kolaborasi antara anggota tim menciptakan sinergi yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan. Dengan adanya dukungan dari tim perubahan yang solid, organisasi dapat meraih tujuan perubahan dengan lebih efektif dan efisien.
3. Membentuk Visi dan Strategi (Developing a Vision and Strategy)
Mengembangkan visi dan strategi perubahan adalah tonggak utama dalam memandu transformasi organisasi. Pemimpin harus merumuskan visi yang inspiratif dan jelas, menggambarkan masa depan yang diinginkan untuk memotivasi karyawan. Strategi yang terperinci harus dirancang untuk mencapai visi tersebut, dengan mengidentifikasi langkah-langkah konkrit dan tujuan jangka panjang. Proses ini melibatkan pemahaman mendalam tentang tantangan dan peluang di lingkungan bisnis. Pemimpin perubahan perlu memastikan bahwa visi dan strategi itu sendiri dapat terhubung dengan nilai dan aspirasi karyawan. Dengan visi yang kuat dan strategi yang solid, organisasi memiliki landasan yang kokoh untuk mencapai transformasi yang sukses.
4. Komunikasi Visi Perubahan (Communicating the Change Vision)
Berkomunikasi secara efektif tentang visi perubahan adalah kunci dalam memenangkan dukungan dan pemahaman dari seluruh organisasi. Pemimpin perubahan harus menggunakan bahasa yang jelas dan meyakinkan untuk menyampaikan visi tersebut. Menyelaraskan pesan dengan nilai-nilai karyawan dan menggambarkan manfaat jangka panjang dari perubahan adalah penting. Membuka saluran komunikasi dua arah untuk mendengarkan keprihatinan dan masukan juga krusial. Penggunaan alat komunikasi yang beragam, seperti pertemuan, surat elektronik, dan forum online, dapat memperkuat pesan perubahan. Dengan komunikasi yang efektif, organisasi dapat membangun pemahaman bersama dan memotivasi karyawan untuk mendukung visi perubahan.
5. Memberdayakan SDM untuk bertindak menuju visi perubahan (Empower others to act on the vision)
Memberdayakan tindakan luas melibatkan penghapusan hambatan dan memberikan karyawan kepercayaan diri serta sumber daya untuk berpartisipasi dalam perubahan. Pemimpin perubahan perlu mengidentifikasi dan mengatasi kendala yang mungkin menghambat inisiatif karyawan. Melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan, memberikan pelatihan, dan memastikan akses terhadap informasi dan sumber daya mendukung pemberdayaan yang luas. Dengan memberikan otonomi dan tanggung jawab kepada individu, organisasi dapat memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik dan merangsang inovasi. Inisiatif yang berasal dari berbagai tingkatan organisasi dapat menciptakan dampak positif yang signifikan dalam menghadapi perubahan yang diinginkan.
6. Menghasilkan Keberhasilan Pendekatan (Plan for & create shor term wins)
Merencanakan dan menciptakan sasaran jangka pendek merupakan langkah penting dalam perjalanan transformasi organisasi. Pemimpin perubahan perlu merinci tujuan spesifik yang dapat dicapai dalam waktu singkat, memberikan arah yang jelas bagi tim. Sasaran ini harus terukur, realistis, dan sesuai dengan visi jangka panjang. Menciptakan sasaran jangka pendek memberikan dasar untuk mengukur kemajuan dan meraih kemenangan cepat. Hal ini juga membantu membangun momentum positif di antara karyawan dan meningkatkan kepercayaan diri. Dengan merencanakan dengan cermat dan mengimplementasikan sasaran ini, organisasi dapat mencapai hasil yang positif dan merangsang semangat perubahan.
7. Mewujudkan kemajuan dan menghasilkan perubahan berikutnya (Consolidate improvements & produce more change)
Mengonsolidasikan keberhasilan dan melanjutkan perubahan adalah tahapan penting dalam transformasi organisasi. Pemimpin perubahan perlu memastikan bahwa pencapaian yang telah diraih diterapkan secara menyeluruh dan diintegrasikan ke dalam budaya perusahaan. Dengan memperoleh pemahaman yang mendalam dari keberhasilan sebelumnya, organisasi dapat mengidentifikasi peluang tambahan untuk perbaikan. Hal ini melibatkan evaluasi terus-menerus, penyesuaian strategi, dan kreativitas untuk menciptakan perubahan yang berkelanjutan. Tim perubahan harus terus memelihara semangat positif dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul. Dengan konsolidasi dan inovasi yang berkelanjutan, organisasi dapat memperkuat fondasi transformasi mereka untuk masa depan yang lebih baik.
8. Menetapkan Perubahan Baru dalam Budaya (Anchoring New Approaches in the Culture)
Menanamkan pendekatan baru dalam budaya adalah langkah penting dalam keberlanjutan transformasi organisasi. Pemimpin perubahan perlu memastikan bahwa nilai-nilai dan prinsip-prinsip baru telah diintegrasikan secara mendalam dalam budaya organisasi. Inovasi dan kebiasaan baru harus menjadi bagian alami dari cara kerja sehari-hari. Komunikasi terus-menerus tentang pentingnya budaya baru dan merayakan keberhasilan yang menggambarkan nilai-nilai ini membantu memperkuat perubahan. Membangun dukungan dan partisipasi seluruh anggota organisasi dalam menjaga dan mengembangkan budaya baru menjadikan perubahan ini lebih dari sekadar inisiatif, tetapi menjadi inti dari identitas dan operasional sehari-hari.
Referensi
Kotter, John P.. (1996) “Leading Change – Why Transformation Effort Fail”. Harvard Business Review