10 Langkah Membuat Jadwal Rapat yang Efektif

Terjebak dalam rapat dan dengan putus asa menunggunya berakhir. Ya, kita semua pernah terjebak dalam pertemuan yang buruk pada satu titik waktu atau lainnya. Banyak tempat kerja bergumul dengan pertemuan yang tidak efektif yang seringkali tidak terorganisir dan tidak memiliki tujuan atau arah yang jelas. Meskipun tidak mungkin untuk sepenuhnya menghilangkan rapat yang membuat frustrasi seperti itu, sangat mungkin untuk mengubahnya menjadi rapat yang lebih produktif. Sebagian besar pekerjaan dasar dapat diselesaikan sebelum rapat saat Anda mulai menjadwalkannya. Dalam postingan ini, kami membagikan praktik terbaik yang dapat Anda ikuti saat menjadwalkan rapat untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Berikut daftar periksa cepatnya:

1. Putuskan apakah Anda benar-benar perlu menjadwalkan rapat

Semua masalah tidak dapat diselesaikan dengan mengumpulkan semua orang untuk rapat dan berbagi informasi umum mungkin tidak selalu menuntut ketersediaan semua orang pada saat yang sama. Sementara beberapa masalah menuntut perhatian dan membutuhkan solusi kreatif, yang lain dapat diselesaikan dengan mudah melalui komunikasi di dalam tim.

Menurut penelitian bisnis Verizon, biaya rata-rata bahkan untuk organisasi kecil adalah $412 per pertemuan yang cukup signifikan. Sebelum menjadwalkan rapat, tanyakan pada diri Anda apakah masalah tersebut benar-benar membutuhkan waktu dan perhatian anggota atau dapatkah diselesaikan dengan mudah melalui email atau dengan berkomunikasi dengan beberapa anggota tim. Jika masalah dapat dengan mudah didiskusikan melalui email atau sepotong informasi dapat dengan mudah dibagikan melalui email, maka mungkin ide yang baik untuk melewatkan pertemuan formal.

Hitung perkiraan biaya rapat Anda dengan kalkulator biaya rapat Harvard Business gratis dan cari tahu apakah layak untuk mengadakan rapat ini.

2. Jadwalkan pertemuan Anda sebelumnya

Rapat menit terakhir bisa berbahaya bagi jadwal Anda dan juga rekan kerja Anda. Setiap orang memiliki prioritas kerja mereka sendiri dan menjadwalkan pertemuan menit terakhir dapat terbukti merusak tugas yang direncanakan dan tenggat waktu yang diperkirakan. Perkirakan jadwal kerja Anda dan biarkan kolega Anda mengetahui jadwal rapat tentatif jauh-jauh hari sebelumnya. Menjadwalkan pertemuan Anda sebelumnya memastikan anggota siap untuk itu dan pertemuan itu bermakna alih-alih menjadi pengalaman yang membuat frustrasi semua orang yang terlibat.

Alat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk menjadwalkan rapat terlebih dahulu sambil mempertimbangkan ketersediaan semua individu adalah alat penjadwalan rapat SuperSaaS. SuperSaaS memungkinkan setiap anggota staf untuk mengatur jadwal mereka sendiri, menambahkan ketersediaan mereka dan menyinkronkan kalender pribadi mereka dengan jadwal mereka. Anggota dapat menggunakan jadwal mereka untuk mengelola rapat mereka sendiri dan karena disinkronkan dengan kalender pribadi mereka, mereka dapat dengan mudah menghindari komitmen yang saling bertentangan baik secara profesional maupun pribadi.

Dengan SuperSaaS, Anda dapat secara otomatis mengoordinasikan masing-masing dari beberapa jadwal pertemuan ini untuk memeriksa ketersediaannya terlebih dahulu dan kemudian mencari slot waktu pertemuan yang nyaman. Anda juga dapat memilih untuk hanya mengirim undangan resmi ke semua anggota tim, dan mengizinkan mereka untuk mengonfirmasi ketersediaan mereka dari pilihan slot waktu. Ini menghilangkan waktu yang terbuang dalam email bolak-balik dan memastikan semua orang mengetahui waktu rapat yang dijadwalkan jauh sebelumnya.

3. Undang daftar minimum orang yang diperlukan

Semakin banyak orang dalam rapat, semakin kurang produktif dengan banyak pendapat yang saling bertentangan datang dari segala arah. Sangat menyenangkan memiliki lebih banyak orang ketika rapat Anda berfokus pada brainstorming ide-ide baru tetapi tidak ketika Anda mencoba mencari solusi.

Jangan buang waktu orang dengan mengundang mereka ke pertemuan yang bahkan tidak perlu mereka hadiri. Undang hanya orang-orang relevan yang terkait langsung dengan agenda Anda dan dapat menyumbangkan keahlian atau perspektif yang signifikan tentang masalah tersebut. Ini akan memastikan pertemuan Anda tetap relevan dan anggota yang menghadiri pertemuan berkontribusi secara signifikan. Jika kolega atau anggota tim secara tidak langsung terpengaruh oleh diskusi selama rapat Anda, ingatlah untuk mengirimi mereka ringkasan rapat setelah rapat agar mereka tetap berada dalam lingkaran komunikasi.

4. Rencanakan pertemuan Anda dengan agenda yang jelas

Kita semua pernah menjadi bagian dari rapat di mana orang-orang mendiskusikan topik di luar jalur dan penyaji utama tidak siap karena rapat tidak memiliki agenda yang jelas. Agenda yang tidak jelas jarang menghasilkan pertemuan yang produktif. Tidak seorang pun ingin membuang waktu dalam diskusi tanpa akhir yang tidak berdampak pada proses pengambilan keputusan. Setelah Anda memutuskan ingin mengundang anggota untuk rapat, buatlah agenda yang jelas untuk rapat Anda.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda cari untuk dijawab dalam agenda Anda sebelum mengirim undangan untuk rapat:

• Apa tujuan pertemuan itu?
• Apa yang ingin Anda capai? Apa saja topik yang perlu diperhatikan dalam pertemuan ini? Siapa yang bertanggung jawab untuk memimpin topik yang mana?
• Siapa pengambil keputusan utama dalam pertemuan ini?
• Berapa perkiraan durasi pertemuan ini?
• Apa harapan setiap anggota? Apakah mereka perlu menyiapkan presentasi atau membaca dokumen sebelum bergabung ke rapat? Mungkin rapat Anda hanyalah rapat terjadwal dengan tim Anda untuk berbagi beberapa pembaruan status. Dalam hal ini, menulis garis besar singkat tentang apa yang telah dibahas dalam pertemuan sebelumnya, area yang perlu diperhatikan dalam pertemuan mendatang dan akhirnya mengalokasikan slot waktu kepada anggota tim untuk berbagi pembaruan. Saat Anda menetapkan slot waktu, pastikan anggota mematuhinya sehingga Anda tidak membuang lebih banyak waktu untuk satu orang dan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk orang lain.

5. Jadwalkan secara realistis

Paling sering, rapat dijadwalkan dalam kelipatan setengah jam atau satu jam ketika mereka hanya membutuhkan beberapa menit perhatian. Dalam hal ini, jadwalkan rapat selama 20 menit dan fokuslah untuk menyelesaikannya dalam waktu 20 menit daripada memperpanjangnya 10 menit lagi dan membuang-buang waktu semua orang.

Tetapkan durasi rapat yang realistis, dan tambahkan beberapa menit di awal atau akhir jika Anda ingin meluangkan waktu untuk tanya jawab. Jadwal rapat yang realistis dapat membantu Anda dan tim mengatur hari dengan lebih baik.

6. Kirim pengingat rapat

Setiap anggota yang terlibat dalam rapat harus datang tepat waktu untuk menghindari penundaan yang tidak perlu. Cara efektif untuk mencapai ini adalah dengan mengirim pengingat cepat sebelum waktu yang dijadwalkan. Sertakan detail penting yang relevan seperti tanggal, lokasi, waktu, tautan dokumen pendukung, dll. dalam pengingat untuk referensi cepat.

Jika Anda melakukan beberapa rapat di siang hari, hampir tidak mungkin mengirim pengingat ini sebelum setiap rapat. Anda dapat mengotomatiskan proses ini dengan sistem penjadwalan rapat Anda SuperSaaS. Sistem secara otomatis mengirimkan pengingat dengan detail yang relevan tentang rapat. Anda dapat dengan mudah menyesuaikan pengingat ini untuk menyertakan lebih banyak detail atau membagikan tautan tambahan jika diperlukan.

Mengirim pengingat rapat sangat mengurangi ketidakhadiran dan meningkatkan produktivitas staf secara keseluruhan. Pengingat cepat dengan informasi rapat yang relevan juga terbukti sangat membantu bagi para eksekutif yang sibuk, yang sering kali harus menghadiri beberapa rapat setiap hari.

7. Periksa perlengkapan ruang rapat

Pilih ruang rapat Anda dengan hati-hati dan bagikan prasyarat untuk menghubungkan laptop atau perangkat seluler ke peralatan ruang rapat dalam undangan rapat itu sendiri. Sering kali, banyak waktu rapat yang berharga terbuang sia-sia karena satu atau lebih perangkat tidak kompatibel dengan perangkat lainnya. Beri tahu anggota terlebih dahulu jika mereka perlu mendapatkan kabel konversi tambahan atau menginstal aplikasi jika mereka ingin mempresentasikan selama rapat. Untuk keperluan rapat, Office Pod juga menjadi semakin populer saat ini karena menciptakan ruang rapat yang tenang dengan semua peralatan seperti konektivitas USB, layar internal, dan AC yang membuat rapat menjadi nyaman.

Tip Singkat: Tambahkan ini ke pesan pengingat Anda yang dikirim melalui SuperSaaS. Anda juga dapat mengotomatiskan proses ini dengan mengelola ruang rapat dan peralatan ruang rapat Anda melalui SuperSaaS.

8. Jadikan itu ramah jarak jauh

Di tempat kerja saat ini, semakin banyak organisasi menambahkan pekerja jarak jauh ke dalam tim mereka. Sangat mungkin bahwa pekerjaan Anda melibatkan bekerja dengan orang-orang yang tersebar di seluruh dunia. Saat bekerja dengan karyawan jarak jauh yang bekerja di beberapa zona waktu, Anda harus sangat berhati-hati saat menyarankan waktu rapat. Saat hari Anda berakhir, mungkin saja salah satu anggota tim Anda baru saja memulai waktu makan siangnya. Gunakan alat penjadwalan rapat yang memungkinkan secara otomatis mendeteksi zona waktu dan memungkinkan anggota tim untuk melihat slot rapat yang tersedia di zona waktu mereka.

Zoom adalah alat konferensi video bermanfaat yang dapat Anda gunakan saat menjadwalkan pertemuan dengan orang-orang di lokasi yang berbeda. Hubungkan alat penjadwalan rapat Anda SuperSaaS dengan Zoom untuk secara otomatis membuat tautan ruang rapat unik untuk setiap rapat terjadwal. Pekerja jarak jauh dapat langsung terhubung dengan Anda dengan mengklik tautan Zoom di email pengingat, sehingga memudahkan untuk melakukan rapat di seluruh dunia.

9. Bersiaplah

Saat Anda adalah orang yang bertanggung jawab untuk memimpin rapat, selalu disarankan untuk tetap siap sepenuhnya. Periksa kembali konektivitas peralatan di ruang rapat, lakukan uji cepat dengan presentasi Anda dan uji mikrofon (jika diperlukan). Pastikan ada cukup salinan cetak agenda rapat atau dokumen pendukung di atas meja. Harap dicatat, tidak disarankan untuk mencetak presentasi Anda karena presentasi tercetak mengurangi rentang perhatian anggota yang hadir.

Terakhir, pastikan Anda mencapai ruang rapat 10-15 menit sebelum waktu yang dijadwalkan dan menjalankan kembali agenda rapat Anda. Datang tepat waktu memberi Anda cukup waktu untuk mempersiapkan diri untuk rapat.

10. Ukur hasil Anda dan ulangi

Anda hanya dapat mengetahui apakah rapat berhasil atau tidak dengan mengukur hasilnya dengan KPI yang diharapkan. Sebelum Anda memulai rapat, putuskan hasil penting yang Anda harapkan dari rapat dan bagaimana Anda ingin mengukurnya. Ini bisa sesederhana mengatakan “Kami ingin membuat 3 eksperimen untuk menguji A atau B” dan kemudian mengukur apakah Anda benar-benar menghasilkan tes ini di akhir pertemuan atau tidak.

Jika Anda adalah penyelenggara rapat, maka Anda bertanggung jawab untuk mengarahkan rapat, memutuskan KPI, dan mengukur hasilnya setelah rapat. Anda mungkin harus menginterupsi rekan kerja Anda yang mengarahkan ke arah yang salah untuk membawa mereka kembali ke arah yang benar. Setelah Anda menerima konsensus dalam rapat, tuliskan keputusan penting yang dibuat dan konfirmasikan melalui email setelah rapat. Ketika Anda tidak menerima keberatan, Anda tahu bahwa pertemuan Anda telah berhasil mencapai tujuannya.

Kami berharap dengan tips rapat ini, Anda dapat mengadakan rapat yang lebih produktif. Jangan ragu untuk membagikan tanggapan Anda di bagian komentar di bawah.