Konsep ERP Indonesia Pada Usaha Kecil Menengah (UKM)


Konsep ERP Indonesia Pada Usaha Kecil Menengah (UKM)

Implementasi ERP Dengan Design-Reality Gap Model

ERP adalah sistem yang komplek. Implementasi ERP meliputi teknologi, operasional, manajerial, strategi, dan komponen-komponen organisasi (Yu, 2005; Ifenedo dan Nahar, 2007). Dengan karakter yang komplek ini hasil penelitian tentang kesuksesan implementasi ERP di UKM tidak cukup hanya dengan menyusun daftar faktorfaktor yang mempengaruhi kesuksesan implementasi ERP. Berdasarkan faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan implementasi ERP.

Pendekatan fit banyak juga digunakan untuk menjelaskan kegagalan sistem ERP, diantaranya; kecocokan sistem ERP dengan organisasi klien (contoh: Hong dan Kim, 2002), studi tentang kecocokan kultur di negara berkembang (contoh: Zhang et al. 2003; Rajapakse dan Seddon, 2005; Xue et al. 2005; Molla dan Balla, 2006), dan studi tentang kecocokan tujuan, teknologi dan strategi (Kamhawi, 2007).

     

Berdasarkan pendekatan fit dan misfit ini Hawari dan Heeks (2010) membangun model yang sistematis, disusun dari berbagai faktor yang ditemukan dari literatur sebelumnya. Model ini diberi nama Design-realiy Gap Model. Selanjutnya disebut sebagai model kesenjangan rancanganrealitas. Dalam studinya Hawari dan Heeks (2010) mengaplikasikan model kesenjangan rancangan-realitas ini untuk menjelaskan kegagalan implementasi sistem ERP di sebuah perusahaan manufaktur di Yordania.

Penjelasan faktor-faktor kesuksesan implementasi ERP ini dilakukan dengan menyusun kebutuhan dan a sumsi dalam rancangan kemudian menganalisa kecocokan antara kebutuhan dan asumsi dalam rancangan dengan realitas yang ditemukan selama proyek implementasi pada tujuh dimensi dalam model kesenjangan rancangan-realitas, yaitu; Informasi, Teknologi, Proses, Tujuan dan Nilai, Penempatan dan Kemampuan staf, Sistem dan Struktur Manajemen, dan Sumber Daya Lain. Analisa kecocokan kebutuhan dan asumsi dalam rancangan pada masing-masing dimensi dilakukan dalam tiga tahapan penelitian, mulai dari tahap awal sebelum implementasi ERP, saat proyek implementasi berjalan 4 bulan, dan setelah implementasi sistem ERP selesai. Hasil analisa merupakan penjelasan tentang usaha yang dijalankan untuk mewujudkan rancangan dan improvisasi-improvisasi yang dilakukan untuk mengurangi kesenjangan antara rancangan realitas.

UKM harus mengembangkan perangkat teknologi informasinya menjadi lebih modern dan dinamis. Untuk itu UKM perlu membangun ulang aplikasinya atau update ke versi yang lebih tinggi. Kompleksitas dari software membuat usaha pengembangan aplikasi menjadi tidak mungkin dilakukan UKM (Cruz-cunha, 2010). Alasan UKM tidak mungkin melakukan pengembangan aplikasi menurut Cruz-cunha (2010) adalah:

  1. UKM tidak memiliki banyak sumber daya dan pakar TIK untuk membangun ulang perangkat lunak,
  2. Pekerja UKM akan kesulitan menggunakan sistem yang berubah dengan cepat,
  3. UKM mengalami kesulitan membangun proses bisnis yang reliable dan stabil dan
  4. UKM tidak bisa menggunakan standar software yang komplek seperti IEEE atau ISO.

Solusi yang dapat dilakukan adalah memanfaatkan pihak ketiga, mengganti legacy information system dengan mengimplementasikan sistem informasi modern dan dinamis yaitu ERP.

Tingginya biaya implementasi merupakan masalah utama bagi pelaku UKM (Supramaniam et al. 2004). Sebenarnya biaya besar yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang akan diperoleh. ERP adalah sistem informasi strategis dengan masa pakai bisa lebih dari sepuluh tahun. Walaupun biaya yang dikeluarkan sangat besar tapi manfaat yang diterima dalam jangka waktu yang lama.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut Pozzebon (2004:4) ERP merupakan konsep yang visioner, mengganti sistem informasi yang terfragmentasi dan legacy information systemyang tidak kompetibel dengan satu sistem yang mengintegrasikan sistem perusahaan yang luas. Pada legacy information system data menumpuk di masing-masing departemen. Penumpukan data dari aplikasi yang berbeda ini membutuhkan sinkronisasi sebelum diolah menjadi informasi dan disusun menjadi satu laporan. Akurasi data menjadi masalah dalam mensinkronisasi data. Akurasi menjadi rendah karena proses input data yang berulang. Sedangkan dengan sistem informasi ERP input data hanya sekali dan seluruh data disimpan dalam database tunggal.

Informasi yang dihasilkan sistem ERP real time, data yang diinput oleh departemen produksi langsung bisa dimanfaatkan oleh departemen keuangan dan departemen lain tanpa perlu proses sinkronisasi.

Keuntungan paling besar dari implementasi ERP penghematan inventori sebesar 30% (Katalnikov, 2010:10). Penghematan yang cukup besar juga bisa diperolah dari berkurangnya waktu proses produksi. Selain itu juga penghematan biaya manufaktur, biaya kontrol kualitas, dan biaya pembelian. Keuntungan diatas dihasilkan dari implementasi ERP yang berdiri sendiri atau implementasi dengan cara tradisional. Keuntungan yang labih banyak akan diperoleh bila implementasi ERP ini juga didukung oleh teknologi baru internet seperti komputasi awan (Sanchez dan Yogue, 2010).

Model Kesenjangan Rancangan-realitas

Model kesenjangan rancangan-realitas (designreality gap) dibangun oleh Heeks (2002). Model ini sebelumnya telah diaplikasikan untuk mengevaluasi proyek sistem informasi di negara berkembang seperti; E-government (contoh: Dada, 2006; Ramaswamy, 2009; Syamsuddin, 2011), sistem Informasi kesehatan (contoh: Heeks, 2006). Model kesenjangan rancangan-realitas ini dibangun dari pendekatan sukses dan gagalnya sistem informasi dilihat dari kecocokan (fit). Sukses dan gagalnya sistem informasi ditentukan dari tingkat kecocokan (fit) dan ketidak cocokan.

Dasar dalam membangun model ini diambil Heeks (2002) dari penelitian Venkatraman (1989), juga penelitian sebelumnya oleh Leavitt (1965) yang mencoba memahami kecocokan beberapa faktor-faktor sistem informasi yang berbeda seperti; kecocokan antara proses, orang, struktur dan teknologi. Penelitian lain memahami kecocokan antara group stakeholder, asumsi dan harapan mereka (contoh: Orlikowski dan Gash, 1994). Selanjutnya (Markus and Robey, 1983; Pliskin et al. 1994) fokus pada kecocokan antara rancangan sistem informasi dan setting organisasi. Bersama mereka mengidentifikasi lima dimensi dimana kecocokan yang bisa muncul: kompetensi pengguna, struktur organisasi, politik organisasi, kultur organisasi, dan faktor kontekstual yang lebih luas.

Hong dan Kim (2002) memperluas gagasan kecocokan sistem dan organisasi dengan menyertakan kecocokan data, proses dan antar muka pemakai. Sedangkan Kamhawi (2007) menyertakan kecocokan tujuan, teknologi dan str a t egi. Ke cocokan kultur bany ak didiskusikan di negara berkembang (contoh: Zhang et al. 2003; Rajapakse dan Seddon, 2005; Xue et al. 2005; Molla dan Balla, 2006). Menurut Soh et al. (2000) ada tujuh ketidakcocokan dalam sistem ERP yang harus diperhatikan; model data, kebutuhan akses untuk melaksanakan tugas, prosedur validasi, SOP, presentasi format output, dan konten informasi pada input.

Berdasarkan literatur diatas, Hawari dan Heeks (2010) menyusun model untuk memahami sukses dan gagalnya sistem ERP secara mendasar mengenai kecocokan antara rancangan sistem dengan realitas kontek organisasi pada sistem yang telah dikenalkan. Model ini disebut dengan “design-reality gap”. Derajat kecocokan antara pada satu sisi kebutuhan dan asumsi yang dibangun pada rancangan sistem informasi dan sisi lain situasi realitas yang ditemukan pada organisasi dalam kontek implementasi. Berdasarakan analisa literatur yang dikutip sebelumnya dan berdasarkan penelitian sebelumya (Heeks, 2002), Hawari dan Heeks (2010) meringkas menjadi tujuh dimensi disingkat dengan ITPOSMO. Tujuh dimensi ini cukup memberikan pemahaman yang komprehensif tentang design-reality gap.

Tujuh dimensi dalam model ini terdiri dari: Information, Technology, Process, Objective and values, Staffing and skill, Management System and structure and Other resource):

  1. Informasi: Penyimpanan data, alur data, dan lain-lain
  2. Teknologi: perangkat keras dan perangkat lunak
  3. Proses: aktivitas pengguna dan yang lain
  4. Tujuan dan Nilai: faktor yang terlibat seperti budaya dan politik.
  5. Penempatan dan kemampuan pegawai: keduanya adalah aspek kuantitatif dan kualitatif dari kompetensi.
  6. Sistem dan struktur manajemen
  7. Sumber daya yang lain: khususnya waktu dan uang

ITPOSMO cukup memadai untuk memberikan pengertian yang komprehensif tentang design-reality gap (Hawari dan Heeks, 2010). Model ini bukan untuk menilai kualitas rancangan dan kualitas realitas apakah baik atau buruk, tapi menilai bahwa ketidaksesuaian antara rancangan dengan realitas akan meningkatkan risiko kegagalan, sebaliknya kesesuaian rancangan-realitas akan menghasilkan kesuksesan.

Transfer Pengetahuan

Menurut Diop et al. (2013) implementasi ERP adalah proses transfer pengetahuan yang intensif yang membutuhkan kompetensi teknis dan keahlian untuk mendefinisikan parameter yang diperlukan, keahlian juga dibutuhkan untuk rekonsialiasi logika sistem dangan logika organisasi pada tahap implementasi maupun pasca implementasi. Pengertian transfer pengetahuan menurut Dong-Gil, et al. (2005) adalah komunikasi pengetahuan dari sumber yang dapat dipelajari dan digunakan oleh penerima. Ada tiga komponen penting dalam proses transfer pengetahuan sumber pengetahuan, media dan penerima. Selama implementasi ERP sumber utama pengetahuan dari eksternal adalah konsultan atau implementator. Selain dari konsultan pengetahuan tentang implementasi ERP ini bisa diperoleh dari vendor.

Ada dua jenis pengetahuan, yaitu; pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit (Nonaka, 1994). Pengetahuan eksplisit dapat diperoleh dengan cara formal melalui pelatihan ditransmisikan secara sistematis. Pengetahuan tacit berkaitan dengan pengalaman individu. Berbagi pengetahuan tacit difasilitasi melalui brainstrorming, storytelling, dan kebebasan mengekspresikan ide (Brown & Duguid, 2000; Wenger & Snyder, 2000; Jones, 2005:3). Implementasi ERP memerlukan transfer pengetahuan eksplisit serta transfer pengetahuan tacit (Lee & Lee, 2000).

Kebutuhan dalam rancangan, karyawan harus disiplin menjalankan proses operasional. Disiplin dalam menjalankan proses operasional merupakan salah satu faktor kritis suksesnya implementasi ERP di UKM (Snider et al., 2009). Ketidakdisiplinan dalam menjalankan penginputan retur barang mengakibatkan laporan keuangan ke manajemen tidak dapat diproses dengan cepat. Setelah memahami pentingnya penginputan data retur sesegera mungkin, bagian pemasaran mulai disiplin menginput data retur barang. Asumsi dalam rancangan seluruh bagian organisasi terintegrasi dengan sistem ERP, realitasnya setelah implementasi perusahaan masih menggunakan aplikasi terpisah untuk bagian produksi.

Asumsi pada rancangan, perusahaan harus mampu mengelola dampak penggunaan sistem ER P terhadap karyawan setelah diimplementasikan. Realitasnya, dampak tersebut bisa diantisipasi perusahaan dengan cara tidak menambah karyawan tetap untuk bagian administrasi sebelum implementasi, tapi memanfaat kan pihak ketiga untuk mengerjakan pekerjaan administratif rekapitulasi laporan dari kantor-kantor cabang. Selesai proses implementasi peran penyusunan laporan dari cabang yang dilakukan oleh pihak ketiga bisa dilakukan oleh sistem ERP. Rekap laporan panjualan langsung di buat dari sistem ERP oleh bagian akuntansi.

Selama proses implementasi seluruh stakeholder telah melakukan usaha-usaha memperkecil kesenjangan pada masing-masing dimensi. Pimpinan perusahaan telah menginvestasikan banyak dana melakukan perubahan radikal dengan membangun infrastruktur jaringan yang kuat, menambah server dengan kemampuan pengolahan data yang tinggi dan mengganti perangkat PC sesuai dengan kebutuhan sistem ERP. Usaha yang dilakukan perusahaan berhasil memperkecil kesenjang terutama pada dimensi informasi, teknologi dan proses. Pimpinan juga mampu menjadi sentral dalam pengambilan keputusan kritis selama proses implementasi, seperti keputusan untuk tidak mengintegrasikan fungsi expired date dalam sistem ERP.

Postingan Terkait :

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

21 + = 25