Salah satu hal yang paling membuat semangat kendor yang dapat terjadi antara dua pihak adalah mereka merasa telah mencapai pemahaman dan kesepakatan tentang analisis bisnis padahal sebenarnya belum. Dalam kasus tersebut, kedua belah pihak mungkin menjauh dari percakapan awal dengan berpikir bahwa mereka sedang membicarakan hal yang sama tetapi kemudian menyadari bahwa mereka berbicara tentang dua poin yang sangat berbeda atau tingkat penerimaan atau pencapaian yang berbeda dalam poin yang sama.
Cara untuk menghilangkan masalah itu adalah menjadi SMART dalam mengukur tujuan dan kemudian mengartikulasikannya dengan jelas dan memvalidasi dengan pemangku kepentingan. SMART adalah akronim yang berarti “specific, measurable, attainable, relevant, and time-bound”:
- Specific / Spesifik: Tujuannya jelas dan tidak ambigu dan menjelaskan kepada tim proyek (masa depan) persis apa yang diharapkan.
- Measurable / Terukur: Tujuan memberikan pengukuran konkret untuk menilai kemajuan Anda terhadap tujuan dan menentukan apakah Anda telah memenuhinya.
- Attainable / dapat dicapai: Tujuan dapat dicapai. Itu harus realistis; jika tidak, Anda membuat diri Anda gagal. Catatan: Terkadang “disepakati” juga disarankan sebagai A di sini; jika pemangku kepentingan tidak menyetujui suatu tujuan, itu belum tentu baik.
- Relevant / Relevan: Tujuan harus penting bagi organisasi. Catatan: Jika A berubah menjadi “disepakati”, R biasanya beralih ke “realistis”.
- Time-bound / Terikat waktu: Tujuan memberikan kerangka waktu pencapaian yang diharapkan. Kriteria ini sering memengaruhi pilihan atau keputusan desain opsi solusi Anda.
Nilai dalam mendefinisikan tujuan SMART adalah bahwa anggota tim memahami dengan jelas apa yang mereka dan solusi yang akan diukur, memberikan dasar dan pembenaran untuk membuat pilihan dan keputusan tertentu. Tanpa tujuan SMART, setiap anggota tim mungkin memiliki perspektifnya sendiri tentang tingkat penerimaan, yang dapat menyebabkan konflik dan frustrasi.
Jika Anda menetapkan tujuan hanya untuk “menaikkan skor”, maka peningkatan sebesar 1 persen secara teknis dapat diterima. Tetapi jika sponsor merasa bahwa peningkatan di bawah 10 persen bukanlah peningkatan yang sebenarnya, Anda memiliki ketidakcocokan. Tujuan SMART memastikan semua orang tahu persis apa yang diharapkan.
Beberapa contoh tujuan SMART untuk hotel yang ingin mengatasi masalah merokok adalah sebagai berikut:
- Mengurangi keluhan pelanggan terkait kebijakan merokok hingga 90 persen dalam waktu 1 bulan sejak kebijakan diluncurkan.
- Tingkatkan hunian selama 6 bulan terakhir tahun ini ke tingkat hunian tahun sebelumnya.
- Kurangi biaya rumah tangga sebesar 15 persen selama 6 bulan terakhir dalam setahun.