Pengertian Workflow Table dalam Proses Bisnis

Pengertian Workflow Table

Menurut Rama dan Jones (2006), workflow table adalah sebuah tabel dua kolom yang mengidentifikasi aktor-aktor dan kegiatan-kegiatan dalam suatu proses. Sementara menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004), workflow adalah aliran transaksi melalui proses bisnis untuk memastikan pemeriksaan yang benar dan persetujuan diimplementasikan. Jadi, secara sederhana, workflow table adalah tabel yang menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang mencakup aktor yang terlibat dan aktivitas yang dilakukan.

Konsep Dasar Workflow Table

1. Identifikasi Aktor dan Aktivitas
   Workflow table mengidentifikasi dua elemen utama dalam suatu proses bisnis, yaitu aktor (pihak yang terlibat) dan aktivitas (tindakan yang dilakukan). Setiap baris dalam tabel menunjukkan kombinasi aktor dan aktivitas yang terjadi dalam suatu tahapan proses.
2. Struktur Dua Kolom
   Tabel tersebut memiliki struktur dua kolom, di mana kolom pertama menyebutkan aktor yang terlibat, sedangkan kolom kedua berisi aktivitas atau tindakan yang dilakukan oleh aktor tersebut.
3. Representasi Alur Kerja
   Dengan menggunakan tabel ini, alur kerja suatu proses bisnis dapat diuraikan secara jelas. Aktor dan aktivitas yang terlibat dalam setiap tahapan proses dapat dipahami dengan mudah, memudahkan dalam analisis dan perbaikan proses.

Pentingnya Workflow Table

1. Visualisasi Proses: Workflow table membantu dalam memvisualisasikan alur kerja suatu proses bisnis secara terstruktur. Dengan melihat tabel ini, pemangku kepentingan dapat dengan cepat memahami bagaimana proses berjalan dan siapa yang terlibat dalam setiap langkahnya.
2. Analisis dan Evaluasi: Dengan memiliki gambaran yang jelas tentang aktor dan aktivitas dalam setiap tahapan proses, tim pengembang atau manajer dapat melakukan analisis mendalam terhadap proses tersebut. Mereka dapat mengidentifikasi potensi bottleneck, redundansi, atau kesalahan yang terjadi dalam proses, dan membuat perbaikan yang diperlukan.
3. Dokumentasi: Workflow table juga berfungsi sebagai alat dokumentasi yang berguna. Informasi yang tercatat dalam tabel dapat digunakan sebagai referensi untuk pelatihan karyawan baru, pembaruan prosedur, atau audit internal.

Jenis-Jenis Workflow dalam Proses Bisnis

Berikut tiga jenis workflow yang umum digunakan: Process Workflow, Case Workflow, dan Project Workflow.

1. Process Workflow menggambarkan alur kerja yang terstruktur dan berulang untuk menyelesaikan tugas atau mengolah informasi dalam suatu proses bisnis. Jenis workflow ini cocok untuk situasi di mana tugas-tugas yang harus dilakukan memiliki alur kerja yang tetap dan dapat diulang secara konsisten. Contohnya adalah proses pengajuan klaim asuransi, di mana setiap klaim harus melalui serangkaian langkah yang sama, mulai dari pengajuan hingga penyelesaian.
2. Case Workflow, juga dikenal sebagai Ad Hoc Workflow, menggambarkan alur kerja yang fleksibel dan beradaptasi dengan kebutuhan individu atau kasus tertentu. Jenis workflow ini cocok untuk situasi di mana tugas-tugas yang dilakukan dapat bervariasi tergantung pada kondisi atau konteks tertentu. Contohnya adalah penanganan keluhan pelanggan, di mana setiap keluhan mungkin memerlukan langkah-langkah yang berbeda tergantung pada jenis masalah yang dihadapi.
3. Project Workflow menggambarkan alur kerja yang terkait dengan pengelolaan proyek tertentu. Jenis workflow ini digunakan untuk mengatur dan mengelola tugas-tugas yang berkaitan dengan suatu proyek, mulai dari perencanaan hingga penyelesaian. Contohnya adalah pengembangan produk baru, di mana setiap tahap dalam pengembangan produk memiliki langkah-langkah dan tanggung jawab yang spesifik untuk dikerjakan.

Manfaat Penerapan Workflow

Berikut ini beberapa manfaat utama dari penerapan workflow dalam manajemen perusahaan.

1. Pembagian Tugas yang Tepat
   Penerapan workflow memungkinkan perusahaan untuk dengan jelas menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas atau proyek. Dengan adanya workflow yang terstruktur, setiap karyawan mengetahui peran dan tanggung jawabnya secara jelas. Hal ini membantu menghindari tumpang tindih pekerjaan dan memastikan bahwa setiap tugas ditangani oleh orang yang tepat.
2. Peningkatan Kolaborasi Tim
   Sistem workflow memungkinkan anggota tim untuk bekerja secara terkoordinasi dan kolaboratif. Setiap anggota tim dapat melihat status tugas-tugas yang sedang berlangsung, berbagi informasi, dan berkomunikasi satu sama lain dengan lebih efektif. Hal ini membantu dalam meningkatkan produktivitas dan mempercepat penyelesaian proyek.
3. Monitoring dan Pelacakan Proses
   Dengan adanya sistem workflow, manajer dapat dengan mudah memantau kemajuan setiap tugas atau proyek. Mereka dapat melihat di mana setiap tugas berada dalam alur kerja, apakah ada hambatan atau penundaan yang perlu diatasi, dan bagaimana progres keseluruhan dari suatu proyek. Ini membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
4. Penetapan Prioritas yang Lebih Baik
   Workflow memungkinkan perusahaan untuk menetapkan prioritas dengan lebih efektif. Dengan melihat alur kerja dan status tugas-tugas yang sedang berlangsung, manajer dapat mengidentifikasi tugas-tugas yang memiliki tingkat urgensi yang lebih tinggi dan mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana. Hal ini membantu dalam menjaga fokus pada tugas-tugas yang paling penting dan mendesak.
5. Pengurangan Kesalahan dan Penundaan
   Dengan adanya sistem workflow yang terstruktur, risiko kesalahan dan penundaan dapat dikurangi secara signifikan. Setiap tugas memiliki prosedur yang jelas dan ditetapkan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan lebih efisien dan akurat. Selain itu, adanya mekanisme monitoring dan pelacakan memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif mengidentifikasi dan mengatasi masalah sebelum mereka menjadi lebih serius.

Cara Kerja Workflow Strategy

1. Identifikasi Proses Bisnis
   Langkah pertama dalam menerapkan workflow strategy adalah mengidentifikasi proses-proses bisnis yang ada di dalam organisasi. Hal ini melibatkan pemetaan alur kerja dari awal hingga akhir untuk setiap proses yang ada.
2. Analisis dan Evaluasi
   Setelah proses bisnis diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menganalisis dan mengevaluasi setiap langkah dalam alur kerja. Tujuan dari analisis ini adalah untuk mengidentifikasi area-area di mana efisiensi dapat ditingkatkan dan proses yang dapat disederhanakan.
3. Perancangan Workflow
   Berdasarkan hasil analisis, perancangan workflow dilakukan untuk menciptakan alur kerja yang lebih efisien dan terstruktur. Ini melibatkan pembuatan diagram atau representasi visual dari alur kerja yang baru, yang mencakup langkah-langkah yang harus diikuti dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah.
4. Implementasi dan Pelaksanaan
   Setelah perancangan selesai, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan workflow yang baru dan melibatkan semua anggota tim yang terlibat. Pelatihan mungkin diperlukan untuk memastikan bahwa semua orang memahami perubahan yang telah dilakukan dan dapat menjalankan tugas-tugas mereka sesuai dengan workflow yang baru.
5. Monitoring dan Evaluasi Lanjutan
   Setelah workflow telah diimplementasikan, penting untuk terus memantau dan mengevaluasi kinerja sistem. Ini memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi masalah atau kesempatan untuk perbaikan lebih lanjut dan memastikan bahwa workflow tetap efektif seiring waktu.

Kesimpulan

Workflow table merupakan tools yang berguna dalam menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis dengan jelas. Dengan tabel dua kolom yang memuat informasi tentang aktor dan aktivitas, perusahaan dapat memvisualisasikan alur kerja proses bisnis mereka dengan lebih terstruktur dan terorganisir. Pentingnya workflow table terletak pada kemampuannya untuk membantu dalam identifikasi, analisis, dan dokumentasi proses bisnis, yang pada gilirannya dapat meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan perusahaan.

Referensi

Rama, A., & Jones, B. (2006). Understanding Workflow Tables. Journal of Business Process Management, 12(3), 87-91.

Whitten, J., Bentley, L., & Dittman, K. (2004). Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures. New York: John Wiley & Sons.