Prosedur Evaluasi dan Kontrol Supplier


Metode Kontrol Supplier manajemen purchasing

Proses pengadaan material dapat dilaksanakan dengan baik jika didukung dengan perusahaan supplier yang punya kemampuan dan komitmen yang memadai. Persamaan visi dan misi harus diusahakan agar terjadi keselarasan, hal ini penting agar kerja sama yang dijalankan dapat berjalan baik dan saling menguntungkan di kedua belay pihak win and win solution. Prinsip dasar bahwa supplier merupakan patner bisnis harus diikuti juga dengan pemahaman bahwa supplier adalah  lini kedua proses produksi yang berada diluar perusahaan sehingga semua permasalahan yang terjadi disetiap lini produksi terkait material yang kita pesan adalah menjadi tanggung jawab bersama, sesuai dengan porsi masing masing.

Seleksi Supplier

     

Sebelum keputusan untuk melakukan hubungan kerja sama dengan supplier, langkah pertama yang harus dijalankan adalah terlebih dahulu melakukan penilaian terhadap kondisi perusahaan calon supplier tersebut sesuai dengan criteria yang suadh ditetapkan sebelumnya. Dengan menganggap bahwa proses produksi yang berlangsung di perusahaan supplier merupakan perluasan proses produksi dari perusahaan kita atau merupakan lini kedua produksi yang berada di luar perusahaan kita, maka kondisi perusahaan supplier harus dikenal dengan baik. Perlu dipertimbangkan bahwa permasalahan yang mungkin timbul pada perusahaan supplier secara langsung ataupun tidak langsung juga akan berpengaruh terhadap pelaksanaan proses produksi di lini produksi perusahaan kita yang menjadi tanggung jawab purchasing,

Untuk dapat mengetahui kondisi perusahaan yang akan kita tetapkan sebagai supplier kita perlu mempelajari kondisi perusahaan yang secara baik.

Data penting yang perlu dipertimbangkan dalam rangka melakukan seleksi terhadap perusahaan yang akan menjadi supplier antara lain adalah :

  • Jenis usaha dan kategori produk.
  • Perolehan material
  • Kapasitas produksi dan jenis peralatan yang dimiliki.
  • System pengendalian proses produksi
  • System pengendalian kualitas
  • Status perusahaan
  • Struktur organisasi perusahaan
  • Nilai aset
  • Sertifikat ISO atau system manajemen mutu
  • Referensi perusahaan yang sudah menjadi pelanggannya

Data tersebut perlu dipelajari dengan baik sebagai bahan pertimbangan dalam memutuskan dapat atau tidanya perusahaan tersebut diterima sebagai supplier.
Penilaian perusahaan sebagaimana dimaksud dapat dilakukan malalui dua tahap yang pertama penilaian perusahaan sebagaimana dimaksud dapat dilakukan memalui dua tahap, yang pertama penilaian berdasarkan data-data perusahaan. Biasanya data ini dipersiapkan oleh perusahaan dalam bentuk company profile yang akan menjadi perusahaan supplier. Setelah data dipelajari dengan baik dan tepat seperti yang diharapkan, tahap berikutnya adalah kunjungan perusahaan untuk melakukan penelitian lebih lanjut.
Kunjungan dimaksudkan untuk memastikan kesekuaian antara syarat yang ditetapkan dengan kondisi yang sebenarnya di perusahaan. Jika sesuai, perusahaan tersebut dapat ditetapkan sebagai perusahaan supplier.
Berikut adalah subjek persyaratan yang harus dievaluasi sebelum menerapkan perusahaan rekanan supplier.

  • Manajemen perusahaan
  • Tanggung jawab lingkungan
  • Quality Control
  • Produksi
  • Harga

Perjanjian Kerja Sama

Mempertimbangkan bahwa hubungan kerjasama yang dilakukan adalah hubungan kerjasama jangka panjang, maka kerjanjian kontrak kerjasama yang secara khusus mengatur hak dan kewajiban masing-masing dibuat dengan tujuan penegasan terhadap bentuk kerjasama yang dilakukan.
Secara garis besar konrak kerjasama harus memuat hal sebagai berikut :

  1. Pembuat kontrak perjanjian harus di tandatangani oleh penanggung-jawab masing-masing perusahaan karena menyangkut kebijakan perusahaan
  2. Masa Berlaku Kontrak, surat perjanjian perlu dibatasi masa berlakunya, meskipun nantinya dapat diperpanjang untuk beberapa kai periode, sesuai dengan hasil evaluasi yang dilakukan secara berkala terhadap kondisi kerjasama yang dilakukan.
  3. Harga, berisi tentang prosedur penempatan harga jika terjadi perubahan harga pada periode kontrak atau adanya penambahan item material baru yang di butuhkan
  4. Surat Pesanan, Surat pesanan harus dipelajari oleh perusahaan supplier dan dikembalikan setelah ditandatangani sebagai persetujuan. Permasalahan yang mungkin terjadi harus secepatnya dibicarakan untuk dicari penyelesaiannya.
  5. Penyerahan Material, Berisi syarat-syarat penyerahan material tentang ketepatan waktu penyerahan sesuai dengan jadwal penyerahan, standar kemasan yang tercantum dalam surat pesanan sertan dokumen yang harus dilampirkan.
  6. Kualitas Material, Perusahaan supplier harus menjamin bahwa mutu material akan selalu dijaga sesuai dengan mutu yang disyaratkan. Setiap perubahan yang menyangkut perubahan system proses.
  7. Syarat dan Waktu Pembayaran, Syarat dan waktu pembayaran perlu diatur secara tegas.
  8. Kerahasiaan, perusahaan supplier harus dapat menjaga kerahasiaan perusahaan clientnya, kerahasiaan harus di jaga yang memungkinkan terjadinya penjilakan atau hal lain yang mengakibatkan resiko terjadinya kerugian baik secara langsung ataupun tidak langsung.

Evaluasi Supplier

Supply material harus dijaga, agar tidak terjadi penurunan kualitas kerja sama dari perusahaan supplier maka perlu dilakukan pengontrolan terhadap semua perusahaan supplier. Penilaian paling tidak menyangkut tiga aspek yaitu kemampuan perusahaan supplier untuk menyerahkan jumlah material sesuai dengan yang dipesan, ketepatan perusahaan supplier untuk melakukan penyerahan material sesuai dengan yang dipesan, keceparan perusahaan supplier menyerahkan material sesuai dengan jadwal penyerahan material dan kondisi kualitas material.

Evaluasi terhadap kondisi perusahaan supplier perlu dilakukan secara periodik. Penghargaan kepada perusahaan supplier dengan peringkat terbaik dalam kurun waktu tertentu.

Postingan Terkait :

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

58 − = 56