E-Pengadaan atau E-Procurement

Pengertian E-procurement

E-Procurement, atau pengadaan elektronik, adalah sistem pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik, seringkali melalui jaringan digital seperti Internet. Pengadaan elektronik ini menjadi bagian integral dari e-commerce dan e-bisnis, di mana teknologi informasi digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan.

E-procurement adalah sebuah platform digital yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam melakukan pembelian barang atau jasa secara online.

E-procurement adalah aspek penting yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mempermudah proses pembelian barang-barang yang diperlukan dalam produksi. Dengan mengadopsi sistem pengadaan elektronik, perusahaan dapat mengelola pembelian secara lebih efisien dan efektif. E-procurement tidak hanya menyederhanakan prosedur pembelian, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk memperoleh barang produksi dengan lebih cepat dan terorganisir, memastikan kelancaran operasional dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Latar Belakang E-Pengadaan

Perdagangan elektronik, e-commerce, telah berkembang sebagai hasil digitalisasi dan penyebaran Internet. Pada periode yang sama, mekanisme pengadaan barang telah berubah dan telah disesuaikan dengan kondisi baru di banyak industri. Salah satu hasil dari perubahan ini adalah e-procurement.

Hingga kini, banyak langkah individu yang diperlukan perusahaan untuk memesan barang. Seluruh proses ini sekarang dapat dipersingkat dengan banyak langkah. Sebelum digitasi, persyaratan harus ditentukan terlebih dahulu, kemudian anggaran harus diperiksa, penawaran dibandingkan, formulir pesanan dibuat, dan akhirnya tanda terima barang harus diperiksa dan diarsipkan. Hari ini, langkah-langkah pengadaan individu ini dapat diotomatiskan dan dapat dimulai hanya dengan satu tombol. E-procurement dan pemenuhan sering dapat direalisasikan hanya dengan satu solusi perangkat lunak dalam bentuk sistem ERP.

Khusus untuk perusahaan besar, e-procurement menawarkan kemungkinan untuk menghemat biaya personil dan secara signifikan mengurangi waktu antara pemesanan barang, pengiriman dan tergantung pada tujuan perusahaan, dijual kembali. Akibatnya, e-procurement sangat cocok untuk pengecer online yang pelanggannya biasanya bergantung pada ketersediaan produk yang tinggi serta pengiriman yang cepat. Dengan demikian Anda dapat mencapai keunggulan pasar yang jelas jika Anda mengoptimalkan proses e-procurement Anda.

Jenis Sistem E-Pengadaan atau e-procurement

Ada berbagai fitur yang dapat digunakan untuk mengklasifikasikan sistem e-procurement. Para peserta sistem memainkan peran misalnya. Biasanya, e-procurement biasanya dilakukan di area B2B. Jenis barang yang diperoleh melalui sistem juga merupakan faktor. Selain itu, biaya proses pengadaan relevan serta hubungan antara orang-orang yang bertanggung jawab dalam siklus eProcurement.

Pada prinsipnya, tiga sistem berbeda dapat dibedakan berdasarkan fitur yang terdaftar:

• Sistem pemasok (solusi sisi-jual): Pemasok mengimplementasikan sistem e-procurement. Ini menyediakan platform yang diperlukan dan pelanggan dapat membeli barang mereka di sana. Pemasok menentukan baik ketersediaan barang maupun harganya.
• Sistem pembeli (solusi sisi beli): Dalam kasus ini, pembeli menentukan kondisi seperti harga dan kuantitas untuk proses pengadaan mereka. Jika, misalnya, perusahaan industri besar memiliki kebutuhan untuk suku cadang, panggilan untuk tender dapat diposting melalui sistem e-procurement. Sejumlah pemasok memiliki kemungkinan untuk mendapatkan kontrak untuk produksi bagian-bagian ini melalui sistem.
• Pasar (banyak-ke-banyak solusi): Sistem ini dicampur dengan sistem pengadaan dan pengiriman. Produsen dapat menawarkan barang dan pelanggan mereka dapat menentukan kebutuhan mereka pada saat yang sama. Pasar biasanya diatur oleh pihak ketiga. Contoh modern dari pasar seperti itu adalah platform perdagangan Alibaba, yang juga secara parsial memadukan B2B dengan area B2C.

Persyaratan E-Pengadaan

Agar e-procurement mencapai potensi kinerja penuhnya, peserta harus menggunakan standar seragam. Ini mungkin terkait dengan pelabelan barang (GTIN atau ISBN) atau format file yang digunakan (misalnya, XML). Selain standardisasi format yang digunakan, infrastruktur juga tidak boleh diabaikan. E-Procurement dapat diimplementasikan di intranet, extranet, server virtual atau melalui pasar tertentu. Dalam kasus-kasus individual, mereka harus dikoordinasikan dengan para peserta dan mitra.

Manfaat E-Pengadaan

Pengolahan elektronik pengadaan barang memiliki keuntungan besar bagi perusahaan, yang secara singkat tercantum di sini:

• Penurunan waktu, tenaga kerja, dan biaya dibandingkan dengan pengadaan konvensional
• Pengadaan bahan atau produk yang lebih cepat
• Lebih banyak perbandingan harga atau pemasok yang tersedia
• Integrasi sumber pengadaan baru yang tidak rumit
• Pembelian yang fleksibel, karena sumbernya tersedia online sepanjang waktu

Penyedia layanan dapat meneruskan keuntungan yang dihasilkan dari e-procurement langsung kepada pelanggan mereka. Dengan demikian, pengadaan elektronik menawarkan keuntungan bagi konsumen karena mereka dapat memperoleh manfaat dari harga yang lebih rendah.

Sistem e-procurement menawarkan berbagai keuntungan yang signifikan bagi perusahaan dalam mengelola operasional bisnis mereka. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan e-procurement:

1. Mempermudah Proses Pemesanan ProdukE-procurement memudahkan proses pemesanan produk atau kebutuhan operasional bisnis dengan memungkinkan pemesanan dilakukan melalui platform digital. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk mendatangi lokasi pemesanan secara langsung, sehingga memperlancar proses pemesanan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk produksi.
2. Proses Pembayaran ke Supplier Lebih AmanProses pembayaran kepada supplier menjadi lebih aman dengan e-procurement karena pembayaran dilakukan secara digital. Keuntungan ini mencakup kemampuan untuk melacak pembayaran dengan lebih mudah, mengurangi risiko kesalahan dan penipuan, serta meningkatkan transparansi dalam transaksi bisnis.
3. Meningkatkan Pengelolaan Stok ProdukE-procurement membantu meningkatkan pengelolaan stok barang perusahaan. Dengan kemudahan dalam melakukan pembelian secara digital, perusahaan dapat mencegah kekurangan atau kehabisan stok. Selain itu, perusahaan dapat memprediksi permintaan pasar dan mengatur pembelian produk sesuai dengan kebutuhan operasional, yang pada gilirannya membantu menjaga efisiensi rantai pasokan.
4. Membantu Mengontrol Anggaran BelanjaE-procurement memainkan peran penting dalam pengendalian anggaran belanja perusahaan. Dengan pembelian produk yang dilakukan secara online, perusahaan dapat memantau dan memastikan bahwa pengeluaran tidak melebihi batas anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini membantu menjaga arus kas tetap stabil dan menghindari pemborosan.
5. Pembuatan Laporan Keuangan Lebih MudahSalah satu manfaat utama e-procurement adalah kemudahan dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan. Setiap transaksi pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui platform digital secara otomatis menyimpan bukti pembayaran. Hal ini mempermudah akuntan dalam mencatat laporan keuangan dengan akurat dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang tersedia.

Cara Kerja E-Procurement

E-procurement merupakan sistem yang memudahkan proses pengadaan barang dan jasa secara digital. Berikut adalah tahapan utama dalam cara kerja e-procurement yang perlu diperhatikan oleh para pebisnis:

1. Identifikasi Kebutuhan
   Tahap pertama dalam e-procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Proses ini melibatkan penentuan barang atau jasa yang diperlukan, yang dapat dilakukan melalui database e-procurement. Dengan identifikasi yang tepat, perusahaan bisa mendapatkan gambaran jelas tentang barang yang perlu dibeli dan menentukan anggaran dengan lebih akurat.
2. Proses Persetujuan
   Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah berikutnya adalah proses persetujuan atau verifikasi supplier. Proses ini menjadi lebih efisien dengan platform e-procurement, karena verifikasi dapat dilakukan secara digital dan langsung diteruskan ke pihak yang berwenang. Ini mempercepat dan mempermudah proses persetujuan.
3. Proses Pemesanan
   Tahap selanjutnya adalah pemesanan barang yang dibutuhkan. E-procurement memungkinkan pemesanan dilakukan secara otomatis. Meskipun demikian, penting bagi pebisnis untuk memeriksa detail barang yang akan dibeli guna menghindari kesalahan.
4. Proses Penelusuran
   Proses penelusuran melibatkan pelacakan barang yang telah dipesan. Sistem e-procurement menyediakan layanan pemantauan data secara real-time dari supplier, sehingga pebisnis dapat memeriksa setiap tahap pengiriman barang. Hal ini juga membantu mengurangi risiko penipuan karena setiap langkah dapat dilacak dengan jelas.
5. Proses Pembayaran
   Tahapan pembayaran dalam e-procurement juga dilakukan secara digital. Sistem ini dilengkapi dengan fitur accounting, yang memungkinkan pembeli untuk menerima invoice dari supplier dengan cepat dan menyimpannya secara otomatis. Proses pembayaran menjadi lebih aman dan efisien.
6. Penyusunan Laporan
   Tahap terakhir dalam cara kerja e-procurement adalah penyusunan laporan. Setiap transaksi yang dilakukan melalui sistem ini tercatat secara otomatis, memudahkan akuntan perusahaan dalam melakukan analisis transaksi. Database e-procurement menyediakan semua informasi yang diperlukan untuk menyusun laporan keuangan secara akurat dan cepat.

Contoh E-Pengadaan

E-procurement dianjurkan untuk perusahaan menengah dan besar. Industri manufaktur dan perdagangan bergantung pada solusi e-procurement ketika pengadaan barang harus dilakukan dalam skala besar atau sangat fleksibel. Untuk menerapkan ini semua secara elektronik, menggunakan sistem VPN atau intranet memerlukan investasi besar, yang dapat diamortisasi oleh penghematan waktu dan uang.

Misalkan perusahaan X tergantung pada pemasok Y, yang memproduksi dan memasok bahan baku untuk suatu produk. Banyak pemasok menginginkan penyimpanan data standar sehingga mereka dapat bereaksi dengan cepat dan mudah kepada pelanggan korporat mereka. Jika antarmuka otomatis digunakan, komunikasi tentang inventaris barang, daftar pengiriman, jumlah, dan jumlah yang harus dibayar dilakukan sepenuhnya melalui extranet atau intranet, koneksi aman antara pemasok dan perusahaan, yang juga terhubung ke sistem ERP.

Ini menghasilkan pengelolaan pengiriman dan data yang tersedia secara otomatis dan efisien. Dalam hal ini, perusahaan X harus mengintegrasikan sistem e-procurement, karena pemasok Y sebaliknya tidak akan lagi menyediakan layanannya. Pada saat yang sama, berbagai bidang perusahaan X akan mendapat keuntungan dari sistem ini, seperti logistik, penerimaan barang, dan akuntansi keuangan, dan tidak terkecuali pelanggan. Keuntungan internal diteruskan langsung ke pelanggan berkat ketersediaan cepat dan informasi terkini tentang produk (waktu pengiriman, dll.).

Keuntungan dan Kekurangan E-Procurement

Setelah memahami apa itu e-procurement, manfaat, dan cara kerjanya, penting juga untuk mengetahui keuntungan dan kekurangannya. Berikut adalah penjelasan mengenai keuntungan dan kekurangan e-procurement:

Keuntungan E-Procurement

E-procurement, sebagai platform digital yang membantu perusahaan dalam mengelola stok barang, menawarkan berbagai keuntungan yang signifikan:

1. Efisiensi Waktu dan Biaya
   E-procurement membantu perusahaan menghemat waktu dan biaya dengan mempercepat dan menyederhanakan proses pengadaan barang dan jasa. Proses yang sebelumnya memerlukan waktu lama dan biaya tinggi kini bisa dilakukan lebih cepat dan hemat.
2. Akses yang Lebih Luas bagi Penjual
   Sistem ini memberikan akses yang lebih luas bagi penjual barang dan jasa, memungkinkan perusahaan untuk menemukan lebih banyak pilihan dan penawaran yang lebih kompetitif.
3. Tingkat Transparansi yang Lebih Tinggi
   Dengan e-procurement, transparansi dalam proses pembelian barang meningkat, sehingga membantu mencegah penipuan dan korupsi. Setiap langkah dalam proses pengadaan bisa diawasi dan dilacak dengan jelas.
4. Akurasi dan Keandalan Data
   Penggunaan sistem digital memastikan tingkat akurasi dan keandalan pengolahan data serta informasi yang tinggi. Hal ini mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan kepercayaan pada data yang dihasilkan.
5. Kemudahan Pemantauan dan Pelaporan
   E-procurement memudahkan proses pemantauan pembelian barang dan penyusunan laporan keuangan. Semua transaksi tercatat secara otomatis, sehingga mempermudah analisis dan pelaporan keuangan yang akurat.

Kekurangan E-Procurement

Meski memiliki banyak keuntungan, e-procurement juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan:

1. Risiko Keamanan
   E-procurement berisiko terkena serangan siber (hack), sehingga sistem keamanannya harus sangat kuat dan selalu diperbarui untuk melindungi data perusahaan.
2. Potensi Eror pada Aplikasi
   Kesalahan atau gangguan pada aplikasi dapat menghambat proses transaksi. Oleh karena itu, perlu adanya sistem pemeliharaan dan dukungan teknis yang handal untuk memastikan kelancaran operasional.
3. Ketergantungan pada Kualitas Internet
   Sistem e-procurement membutuhkan koneksi internet yang stabil. Kualitas internet yang buruk dapat mengganggu proses pengadaan dan menyebabkan keterlambatan.
4. Kebutuhan Pelatihan Karyawan
   Banyak karyawan mungkin belum terbiasa dengan sistem e-procurement. Diperlukan pelatihan khusus agar mereka bisa mengoperasikan sistem ini dengan efektif dan efisien.

Manfaat E-Pengadaan untuk pemasaran online

Optimalisasi proses selalu memainkan peran penting dalam pemasaran online. Dengan e-procurement, toko online memiliki peluang untuk mengoptimalkan pengadaan produk mereka. Barang yang lebih cepat dapat dibeli, semakin cepat mereka tersedia lagi untuk dijual. Semakin banyak barang yang hemat biaya diperoleh, semakin besar opsi harga. Harga rendah pada gilirannya dapat diiklankan dengan cara yang ditargetkan, sehingga meningkatkan kesadaran dan jangkauan merek. Bersama dengan sistem ERP dan toko CMS, pedagang online dapat mengotomatisasi banyak proses yang berbeda sekaligus, sehingga menghemat biaya tambahan atau menggunakan sumber daya untuk iklan atau personil.