Enterprise Information Management (EIM)

Gartner mendefinisikan Enterprise Information Management (EIM) sebagai “disiplin integratif untuk menyusun, menggambarkan, dan mengatur aset informasi melintasi batas organisasi dan teknologi untuk meningkatkan efisiensi, mempromosikan transparansi, dan memungkinkan wawasan bisnis.”

Enterprise Information Management (EIM) adalah bidang yang diminati dalam teknologi informasi. Ini mengkhususkan diri dalam menemukan solusi untuk penggunaan informasi yang optimal dalam organisasi, misalnya untuk mendukung proses pengambilan keputusan atau operasi sehari-hari yang memerlukan ketersediaan pengetahuan. Ini mencoba untuk mengatasi hambatan terkait TI tradisional untuk mengelola informasi di tingkat perusahaan. EIM menggabungkan manajemen konten perusahaan (ECM), manajemen proses bisnis (BPM), manajemen pengalaman pelanggan (CEM), dan intelijen bisnis (BI). Sementara BI dan ECM masing-masing fokus pada pengelolaan informasi terstruktur dan tidak terstruktur, EIM tidak membuat perbedaan ini tetapi mendekati pengelolaan informasi dari perspektif keseluruhan perusahaan.

Kebutuhan Enterprise Information Management (EIM)

EIM adalah bidang yang matang, tetapi kedatangan data besar telah membuat kebutuhan akan informasi perusahaan dan program data sangat penting dalam organisasi. Haruskah perusahaan memilih satu atau beberapa komponen EIM sebelum berkomitmen pada strategi big data dan kemudian secara bertahap mengadopsi sisa EIM? Atau, haruskah perusahaan fokus pada EIM sebelum berkomitmen pada data besar? Untuk sukses, keduanya tampaknya diperlukan. Program Enterprise Information Management tidak harus besar, tetapi harus terus berkembang dan dipertahankan untuk memberikan nilai apa pun bagi perusahaan, terutama bila dikombinasikan dengan analitik atau inisiatif data besar. Alasan kebutuhan kritis EIM sebagai faktor keberhasilan bagi setiap perusahaan yang bercita-cita untuk sukses dengan analitik dan inisiatif data besar mereka adalah:

• Fokus EIM pada tata kelola perusahaan data mission-critical dengan standar dan kebijakan memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan data tersebut untuk pengambilan keputusan. Mencapai tingkat kualitas data yang tinggi memungkinkan perusahaan untuk mempercayai data secara analitis dan operasional.
• Pengorganisasian data yang biasa digunakan ke dalam struktur MDM (Master Data Management) untuk memungkinkan berbagi-silang dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan redundansi.
• Intelijen bisnis dan strategi pergudangan data yang didasarkan pada standar EIM dan praktik terbaik untuk memungkinkan unit bisnis berbagi data analitis sebagaimana diperlukan tanpa mengkhawatirkan perbedaan metadata atau tantangan teknologi.

Fitur Enterprise Information Management (EIM)

Tidak ada solusi ‘peluru perak’ untuk perangkat lunak EIM yang optimal. Di tingkat perusahaan, bahkan manajemen informasi dasar bisa memusingkan. Dan seiring kemajuan teknologi, menemukan cara terbaik untuk membuat, menggunakan, dan membagikan informasi itu telah lama berubah dari ‘bagus untuk dimiliki’ menjadi bagian penting dari strategi TI perusahaan mana pun. Harus ada enam pilar utama untuk keberhasilan EIM. Setiap perusahaan individu perlu menyesuaikan solusi mereka sendiri untuk memenuhi kebutuhan bisnis spesifik mereka, dengan menggunakan:

• Enterprise Content Management (ECM): Memungkinkan Anda menetapkan lokasi pusat terbaik untuk semua konten Anda (on-premise atau di cloud) dan mengatur proses terbaik bagi Anda untuk membuat, menyusun, mengelola, dan membagikannya.
• Business Process Management (BPM): Memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses bisnis sehari-hari untuk meningkatkan kelincahan dan daya tanggap bisnis sekaligus mengurangi risiko kesalahan manusia dan inefisiensi bisnis.
• Customer Experience Management (CEM): Memungkinkan Anda memberikan tingkat pengalaman omnichannel, personalisasi, dan bertarget yang benar yang diminta oleh pelanggan Anda hari ini. Anda dapat mengendalikan semua elemen komunikasi pelanggan di setiap tahap perjalanan pelanggan mereka.
• Integrasi B2B: Memungkinkan Anda membangun dan memperluas jaringan mitra dagang Anda untuk memastikan transaksi bisnis yang lancar dan cepat di mana pun di dunia. Anda dapat bekerja sama dan berkolaborasi dengan pelanggan, pemasok, dan mitra lainnya menggunakan platform terpusat dan aman untuk semua pertukaran informasi.
• Discovery: Memungkinkan Anda mengontrol semua informasi dalam organisasi Anda dan menyediakannya saat diperlukan untuk tujuan eDiscovery, audit, dan kepatuhan. Anda memiliki proses dan alat canggih untuk membantu Anda mencari, mengekstrak, mengklasifikasikan, meninjau, dan menganalisis konten yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya.
• Analytics: Memungkinkan Anda memperoleh wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik di setiap bagian perusahaan Anda. Anda memiliki berbagai alat analitik canggih untuk memberikan analisis dengan cepat kepada orang-orang yang membutuhkannya, dalam format yang dapat mereka pahami dan pada perangkat yang mereka butuhkan.

Fungsi Kerangka EIM

Sangat penting untuk dicatat bahwa EIM bukanlah teknologi atau komponen tunggal tetapi kerangka disiplin untuk manajemen informasi di seluruh perusahaan. Penting untuk memiliki kerangka kerja ini untuk memandu pengembangan dan implementasi program EIM. Cakupan, cakupan, dan skala komponen EIM bervariasi di seluruh organisasi karena persyaratan, ukuran, sarana, dan pengalaman organisasi yang berbeda-beda. Sementara semua komponen ini harus dipertimbangkan ketika mengembangkan program EIM, tidak semua akan memerlukan tingkat penekanan yang sama untuk setiap organisasi. Kerangka kerja EIM berikut merupakan cara yang sangat efektif untuk menyusun dan mengelola program EIM.

Fungsi atau komponen dari framework EIM adalah:

• Tata Kelola Data– Tata Kelola Data adalah pelaksanaan dan penegakan wewenang atas pengelolaan aset data dan kinerja fungsi pengelolaan informasi. Fungsi tata kelola data mengontrol bagaimana semua fungsi manajemen informasi lainnya dilakukan. Tata kelola data adalah inti dari pengelolaan sumber daya data perusahaan secara efektif.
• Data Stewardship– Data Stewardship adalah peran perusahaan yang memastikan informasi dan metadata organisasi memenuhi kriteria kualitas, akurasi, format, dan nilai tingkat tinggi; memastikan bahwa informasi didefinisikan dan dipahami dengan benar (standar) di seluruh perusahaan.
• Arsitektur Informasi– Arsitektur Informasi adalah fungsi mendefinisikan dan menggunakan cetak biru induk untuk integrasi semantik dan fisik aset data perusahaan (misalnya, model data perusahaan, aliran data perusahaan). Cetak biru induk ini memberikan definisi yang jelas tentang bagaimana data disusun, dikumpulkan, dibagikan, dipelihara, dan disimpan dari perspektif TI dan komunitas bisnis.
• Manajemen Metadata – Metadata adalah konteks data yang menjelaskan definisi, kontrol, penggunaan, dan perlakuan konten data dalam sistem, aplikasi, atau lingkungan di seluruh perusahaan. Manajemen metadata memungkinkan komponen EIM lainnya dalam kerangka kerja dan menyediakan karakteristik untuk mengukur kualitas informasi. Metadata adalah struktur yang menghubungkan semua komponen EIM lainnya dan mempromosikan penggunaan alat dan teknik manajemen informasi oleh perusahaan.
• Manajemen Kualitas Informasi– Manajemen Kualitas Informasi adalah fungsi untuk mendefinisikan metrik kualitas data, menganalisis dan membuat profil kualitas data, mensertifikasi dan mengaudit tingkat layanan kualitas data, membersihkan data secara proaktif dan reaktif, mengidentifikasi persyaratan kualitas data, dan memastikan persyaratan sistem sumber terpenuhi.
• Referensi & Manajemen Data Master– Komponen fungsional ini mengontrol penangkapan, penyimpanan, sinkronisasi, dan penggunaan entitas bisnis inti perusahaan. Data master (yaitu, data referensi) menyediakan konteks untuk data transaksi dan intelijen bisnis. Data master mengkonsolidasikan data yang berbeda antara sumber data yang heterogen. Manajemen data master memastikan kualitas dan penggunaan nilai data referensi terkontrol dan makna bisnisnya (yaitu, metadata).
• Data Warehouse / Business Intelligence– Data Warehouse adalah sistem yang dirancang untuk mengarsipkan dan menganalisis data historis organisasi, seperti penjualan, gaji, atau informasi lain dari operasi sehari-hari. Komponen fungsional ini bertanggung jawab untuk menetapkan, mengendalikan dan mendukung data yang diperlukan untuk analisis, integrasi data, penyampaian informasi, serta mendukung penggunaan dan alat.
• Manajemen Keamanan Informasi – Keamanan Informasi memastikan privasi dan kontrol data dengan menetapkan, menerapkan, mengadministrasikan, dan mengaudit kebijakan, aturan, dan prosedur (misalnya, peran dan keamanan tingkat baris) di dalam perusahaan.
• Manajemen Data Terstruktur– Komponen fungsional ini bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya data terstruktur fisik, termasuk:
  • Development Lifecycle Services – mendesain database fisik, mendefinisikan layanan data SOA, memelihara lingkungan produksi, pengembangan dan pengujian, mengontrol konfigurasi dan perubahan, membuat data pengujian, memvalidasi persyaratan data, memigrasikan dan mengonversi data
  • Layanan Siklus Hidup Data – akuisisi data eksternal, pencadangan dan pemulihan, pemantauan dan penyetelan kinerja, manajemen penyimpanan, manajemen arsip
  • Layanan Infrastruktur Data – instalasi, administrasi, dan dukungan teknologi data
• Manajemen Data Tidak Terstruktur– Komponen fungsional ini mencakup berbagai disiplin ilmu terkait (konseptual dan fisik), termasuk pengelolaan dokumen, laporan, gambar, formulir, catatan, email, spreadsheet, halaman web, dokumen XML, data geospasial, dan pengetahuan kolektif tentang perusahaan.

Setelah komponen kerangka kerja ini diterapkan, kunci program EIM yang efektif mencakup partisipasi bisnis, dampak bisnis, teknologi, dan pendidikan. Partisipasi bisnis yang nyata dan efektif berarti para eksekutif dan manajer kunci tidak hanya harus diberdayakan dengan kepemilikan, tetapi dengan akuntabilitas yang terukur. Mereka yang dituntut untuk berpartisipasi, karena pengetahuan dan keahlian bisnis mereka yang kuat juga harus menentukan prosedur, kebijakan, konsep data, dan persyaratan untuk program EIM. Besarnya dampak bisnis yang dapat ditimbulkan oleh program EIM pada perusahaan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi berikutnya tergantung pada tingkat kematangan mereka. Sangat penting bahwa organisasi menentukan dampak bisnis dan kriteria pengukuran dari awal program EIM untuk mengukur nilai inisiatif bagi organisasi.

EIM dan Perlindungan Data

Negara-negara dan zona ekonomi seperti Uni Eropa (UE) menjadi lebih aktif dalam regulasi data mereka di era digital. Peraturan baru seperti General Data Protection Regulation (GDPR) kini mewajibkan petugas perlindungan data (DPO) khusus untuk mengatur periode penyimpanan dan hak akses dalam organisasi untuk data pribadi. EIM telah muncul sebagai salah satu solusi kepatuhan yang mungkin untuk peraturan ini. Secara umum, peraturan seputar penggunaan data pribadi menjadi lebih ketat karena pemerintah menyesuaikan dengan konsep jejak digital dan data besar. Dalam lingkungan ini, di mana data dapat menghasilkan wawasan, efisiensi, dan keuntungan yang signifikan, perusahaan mengandalkan teknologi seperti EIM untuk menjaga kepatuhan sambil tetap dapat menggunakan data.

Tantangan Enterprise Information Management (EIM)

Tanpa alat, kebijakan, dan prosedur yang tepat, Enterprise Information Management yang sebenarnya akan menjadi tujuan yang sulit dipahami. Misalnya, sistem dan dokumen yang berbeda dan tertutup yang ada di sebagian besar perusahaan saat ini mempersulit bisnis untuk memastikan bahwa informasi tersebut:

• Akurat – Kurangnya kendali atas bagaimana data dibuat, diperbarui, dan disimpan menyebabkan kesalahan informasi yang serius
• Lengkap – Ketidakmampuan untuk menjangkau semua sumber dan menggabungkan serta mengkonsolidasikan data yang terkandung di dalamnya menghalangi ketelitian informasi yang digunakan pemangku kepentingan untuk melakukan kegiatan sehari-hari mereka
• Konsisten – Aplikasi bisnis yang terfragmentasi sering kali menghasilkan beberapa versi kebenaran dan dapat berdampak negatif pada koordinasi lintas departemen, yang mengakibatkan keputusan bisnis yang salah informasi atau salah
• Relevan – Untuk menjadi berharga, informasi pertama-tama harus berguna. Jika karyawan tidak dapat mengakses data kontekstual yang relevan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, mereka akan menjadi kurang produktif
• Tepat waktu – Informasi yang dikelola menjadi tidak berharga jika informasi tersebut tidak disampaikan tepat waktu saat dibutuhkan

Manfaat Enterprise Information Management (EIM)

Manfaat utama Enterprise Information Management bagi banyak organisasi adalah membangun organisasi manajemen data yang efisien dan responsif dengan kemampuan yang ditingkatkan untuk pembuatan, penangkapan, distribusi, dan konsumsi informasi. EIM dapat menyediakan dan menyimpan informasi bisnis perusahaan dengan cara yang aman, mudah diakses, bermakna, akurat, dan tepat waktu. EIM juga dapat memberikan manfaat dalam bidang-bidang berikut:

1. Kualitas data: Peningkatan akurasi dan konsistensi informasi yang didistribusikan kepada pelanggan baik di dalam maupun di luar organisasi melalui:
   • Sumber data konsolidasi yang menghilangkan tampilan data khusus program dan redundansi data, serta kebingungan tentang lokasi data.
   • Aturan bisnis yang konsisten untuk menautkan dan menggabungkan data.
   • Jadwal penyegaran data yang dipublikasikan berdasarkan pemahaman seluruh perusahaan tentang kebutuhan pengguna.
   • Pedoman yang jelas untuk tanggung jawab jaminan kualitas dan kepemilikan proses untuk penerimaan dan pengiriman data.
   • Menetapkan otoritas dan kepemilikan data untuk mendukung definisi data seluruh perusahaan yang konsisten.
2. Manajemen informasi: Peningkatan efektivitas data yang digunakan untuk perencanaan dan pelaksanaan bisnis melalui:
   • Tampilan lintas program yang terintegrasi dari area subjek perusahaan atau domain data.
   • Tampilan siklus hidup penuh dari data perusahaan yang mendukung strategi bisnis dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang area subjek ini dan interaksinya.
   • Informasi perusahaan terdokumentasi yang meningkatkan pengetahuan tentang data yang saat ini tersedia untuk keputusan berdasarkan data, bersama dengan lokasi dan latensinya.
   • Perbaikan proses dalam manajemen proyek dan pengembangan sistem yang mengakui nilai bisnis dari informasi yang dibutuhkan di seluruh perusahaan, sekaligus juga memasukkan metrik kualitas dan penggunaan ke dalam desain semua produk dan infrastruktur pendukungnya.
   • Kerangka kerja penyampaian informasi perusahaan yang mengakomodasi akses data yang mudah oleh pengguna dengan berbagai tingkat kecanggihan dan kebutuhan akses, termasuk laporan dan kueri yang diminta, terjadwal dan ad hoc, serta analitik.
3. Efisiensi proses: Peningkatan efisiensi operasional melalui:
   • Arsitektur data terkonsolidasi yang dioptimalkan untuk pengiriman informasi perusahaan, mengurangi jumlah waktu yang harus dihabiskan pengguna untuk mencoba mendapatkan data dan menghilangkan penggunaan sistem yang tidak pernah dirancang untuk pengiriman informasi.
   • Alat swalayan yang mengurangi ketergantungan pada staf teknis untuk akses data dan menghilangkan duplikasi sumber daya personel dalam organisasi.
   • Penerapan strategi berteknologi maju untuk sumber dan integrasi data dari aplikasi bisnis, yang dapat menghilangkan berbagai upaya berlebihan yang saat ini dilakukan.
   • Arsitektur teknis yang memahami dan mendukung dependensi perusahaan, mengurangi aktivitas yang memakan waktu yang terlibat dalam perencanaan, pengoperasian, dan pemeliharaan aplikasi yang kompleks.
   • Sebuah arsitektur data yang memahami hubungan data, menghilangkan kebutuhan untuk mengeluarkan sumber daya untuk mencocokkan data dari berbagai sumber dan secara manual mengidentifikasi dan merekonsiliasi perbedaan yang dihasilkan.
   • Arsitektur teknis yang menghilangkan proliferasi perangkat keras dan perangkat lunak yang berlebihan dalam area program, bersama dengan duplikasi sumber daya staf yang diperlukan untuk mengelolanya.
4. Keamanan: Pengamanan data organisasi dari penyalahgunaan melalui:
   Pedoman standar untuk penanganan dan pelepasan informasi yang sesuai dengan persyaratan peraturan dan privasi.
   • Infrastruktur keamanan yang dirancang untuk memastikan bahwa informasi yang dapat diidentifikasi secara individual disimpan dalam lingkungan yang dilindungi.
   • Jejak dan kontrol audit yang memastikan representasi informasi yang konsisten kepada pengguna data.
   • Strategi pemulihan bencana untuk mencegah hilangnya aset perusahaan yang penting ini.
   • Rencana arsitektur data yang memastikan kinerja mekanisme pengiriman informasi yang dapat diterima.
5. Kelincahan organisasi: Fleksibilitas dan kelincahan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan pasar yang dinamis melalui:
   • Model data perusahaan yang membentuk dasar dari semua inisiatif data dan mengakomodasi pertumbuhan berdasarkan kebutuhan masa depan.
   • Arsitektur teknis perusahaan skalabel yang dibangun untuk tumbuh dan beradaptasi dengan kondisi yang berubah.
   • Kerangka kerja informasi yang memberikan stabilitas dan konsistensi untuk kebutuhan pengiriman data saat ini sambil menstandardisasi proses dan prosedur yang dapat dengan cepat menggabungkan persyaratan di masa mendatang.
   • Dukungan untuk data tidak terstruktur, memungkinkan manajemen pengetahuan yang lebih lengkap untuk organisasi dan kliennya.
   • Komponen yang dapat digunakan kembali yang dapat dimanfaatkan untuk mengurangi waktu pemasaran untuk fungsionalitas baru.