Manajemen Inventory, Metode Pemesanan Material Berdasarkan Waktu Tertentu

Metode ini merupakan pendekatan yang paling umum digunakan dalam proses pemesanan material atau order. Pemesanan tersebut dilakukan secara berkala sesuai dengan kebutuhan proses produksi. Menggunakan metode pemesanan berkala memiliki beberapa keuntungan, seperti mengurangi biaya dan menghindari kelebihan persediaan material yang bisa mengakibatkan biaya penyimpanan tambahan, serta menyederhanakan administrasi.

Namun, dalam praktiknya, kegagalan dalam proses produksi tidak dapat sepenuhnya dihindari. Kegagalan tersebut dapat menyebabkan kerusakan pada material, sehingga kita perlu mempertimbangkan beberapa bagian sebagai cadangan (buffer). Oleh karena itu, selain kebutuhan bersih sesuai dengan produksi yang direncanakan, kita juga perlu menambahkan jumlah cadangan pada setiap pemesanan material atau order. Cadangan ini kemudian dimasukkan ke dalam standar inventory. Standar inventory tidak hanya berfungsi sebagai cadangan untuk mengatasi kerusakan pada bagian, tetapi juga sebagai persediaan jika terjadi fluktuasi tiba-tiba dalam produksi atau untuk menghindari keterlambatan pasokan dan memastikan persediaan untuk penggunaan awal dalam proses produksi pada awal bulan.

Dalam metode pemesanan material berdasarkan waktu tertentu, pemesanan dilakukan secara berkala pada tanggal tertentu setiap bulan. Jumlah pemesanan dihitung dengan memperhitungkan standar inventory yang ditetapkan pada akhir setiap bulan yang direncanakan.

Selain menghitung kebutuhan bersih sesuai rencana produksi, kita juga menambahkan jumlah inventory sebagai cadangan. Penambahan cadangan yang direncanakan bertujuan untuk persediaan awal dalam proses produksi pada awal bulan. Cadangan inventory juga dapat digunakan untuk mengatasi kerusakan yang terjadi selama proses produksi atau untuk mengantisipasi fluktuasi produksi yang tiba-tiba serta faktor lain yang dapat mengakibatkan kekurangan persediaan material. Hal ini dapat mencegah kemungkinan keterlambatan pasokan material ke lini produksi, yang dapat menghentikan proses produksi.

Metode pemesanan material berdasarkan waktu tertentu adalah pendekatan dalam manajemen inventarisasi di mana pesanan untuk material atau barang dilakukan pada interval waktu yang telah ditentukan sebelumnya, tanpa memperhatikan tingkat persediaan aktual saat itu. Tujuannya adalah untuk mengatur dan mengoptimalkan aliran material dengan cara yang efisien dan konsisten.

Berikut adalah langkah-langkah umum dalam menerapkan metode pemesanan berdasarkan waktu tertentu:

1. Pengaturan Interval Pemesanan: Tentukan interval waktu yang tepat antara setiap pesanan. Interval ini dapat ditentukan berdasarkan faktor-faktor seperti waktu produksi, waktu pengiriman, tingkat permintaan, dan kebutuhan untuk menjaga persediaan minimum.
2. Perkiraan Kebutuhan: Lakukan perkiraan yang akurat terkait dengan kebutuhan material dalam periode antara pesanan. Ini melibatkan analisis data historis, tren permintaan, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi konsumsi material.
3. Penentuan Jumlah Pemesanan: Setelah mengetahui interval pemesanan dan perkiraan kebutuhan, tentukan jumlah optimal yang harus dipesan setiap kali pesanan dilakukan. Hal ini dapat melibatkan metode seperti Economic Order Quantity (EOQ) untuk meminimalkan biaya pesanan dan penyimpanan.
4. Pemesanan Otomatis: Idealnya, proses pemesanan harus diotomatiskan sebanyak mungkin. Sistem manajemen inventaris yang terkomputerisasi dapat membantu dalam mengidentifikasi kapan pesanan harus ditempatkan dan mengirimkan perintah pesanan secara otomatis ke pemasok.
5. Pemantauan dan Penyesuaian: Meskipun pesanan dilakukan berdasarkan waktu tertentu, penting untuk terus memantau tingkat persediaan aktual dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. Hal ini dapat melibatkan perubahan dalam interval pemesanan atau jumlah pesanan untuk mencerminkan perubahan dalam permintaan atau faktor-faktor lain yang memengaruhi aliran material.

Kelebihan dari metode pemesanan berdasarkan waktu tertentu termasuk kesederhanaan dalam implementasinya dan kemampuannya untuk memberikan prediktabilitas dalam pengeluaran material. Namun, kelemahannya termasuk potensi untuk membuang-buang persediaan jika perkiraan kebutuhan tidak akurat, serta risiko kekurangan persediaan jika interval pemesanan tidak diatur dengan baik. Oleh karena itu, penting untuk terus memantau dan mengevaluasi efektivitas metode ini dalam konteks spesifik dari bisnis atau organisasi.