Metode Pemesanan Material Pada Proses Pengadaan Material

Dalam era digital seperti sekarang ini, banyak perusahaan IT menawarkan solusi untuk mempermudah proses pengadaan material melalui penerapan teknologi komputer yang dapat secara efisien mengelola proses tersebut. Salah satu solusi yang populer adalah online procurement, atau yang biasa dikenal dengan istilah e-procurement. Proses ini memanfaatkan teknologi komputer dan internet untuk menghubungkan perusahaan dengan supplier secara online, memungkinkan proses pengadaan menjadi lebih efisien dan transparan.

Meskipun penggunaan teknologi komputer dalam proses pengadaan material telah membawa banyak manfaat, seperti otomatisasi perhitungan jumlah pesanan berdasarkan parameter yang telah ditetapkan, namun seringkali sistem tersebut didesain untuk kondisi yang ideal. Fluktuasi dalam produksi, kerusakan material, atau perubahan kebutuhan seringkali membuat kondisi persediaan material tidak lagi ideal.

Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan alternatif cara perhitungan yang lebih fleksibel agar dapat menyesuaikan dengan kondisi aktual yang terjadi. Salah satu cara yang bisa dipertimbangkan adalah melakukan kalkulasi pemesanan material secara manual. Dengan cara ini, perencana pengadaan dapat melakukan penyesuaian sesuai dengan kondisi yang ada, sehingga dapat menghindari masalah kekurangan material yang tidak diinginkan.

Penerapan teknologi komputerisasi dalam proses pengadaan material memang memberikan banyak kemudahan, namun memiliki fleksibilitas yang terbatas dalam menghadapi kondisi yang tidak ideal. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai alternatif dan memiliki strategi cadangan untuk mengatasi perubahan yang tidak terduga dalam persediaan material. Dengan demikian, proses pengadaan material dapat tetap berjalan lancar dan efisien meskipun menghadapi tantangan yang muncul.

Dalam proses pengadaan material, metode pemesanan material menjadi salah satu aspek penting yang perlu dipertimbangkan dengan cermat. Berikut adalah beberapa metode pemesanan material yang umum digunakan:

1. Pemesanan Secara Manual: Metode ini melibatkan proses pemesanan yang dilakukan secara langsung oleh manusia tanpa melalui sistem komputer. Biasanya, staf pengadaan akan melakukan perhitungan manual berdasarkan data persediaan, permintaan produksi, dan faktor-faktor lainnya untuk menentukan jumlah pesanan yang diperlukan. Meskipun proses ini membutuhkan waktu dan tenaga, namun metode ini dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam menyesuaikan dengan kondisi yang berubah-ubah.
2. Pemesanan Otomatis Berbasis Sistem: Metode ini melibatkan penggunaan sistem komputer atau perangkat lunak khusus yang secara otomatis menghasilkan pesanan berdasarkan parameter yang telah ditetapkan sebelumnya. Sistem ini dapat melakukan perhitungan jumlah pesanan berdasarkan lead time pengadaan, standar stok, jumlah pemakaian, dan faktor-faktor lainnya. Meskipun memberikan efisiensi dalam proses pengadaan, namun sistem ini cenderung kurang fleksibel dalam menghadapi perubahan yang tidak terduga.
3. Metode Just-in-Time (JIT): JIT adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengurangi persediaan material dengan melakukan pemesanan hanya ketika dibutuhkan untuk produksi. Dalam metode ini, pesanan material dilakukan secara tepat waktu dan hanya dalam jumlah yang diperlukan untuk menghindari akumulasi persediaan yang berlebihan. Hal ini membutuhkan kerjasama yang erat dengan supplier untuk memastikan ketersediaan material tepat waktu.
4. Pemesanan Berdasarkan Analisis Permintaan (Demand Analysis): Metode ini melibatkan analisis permintaan yang cermat untuk menentukan jumlah pesanan material. Dengan memperhatikan pola permintaan, tren produksi, dan faktor-faktor lainnya, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan material secara lebih akurat dan mengoptimalkan proses pengadaan.
5. Metode Pemesanan Berbasis Konsinyasi (Consignment): Dalam metode ini, supplier menempatkan persediaan material di lokasi perusahaan dan perusahaan hanya membayar material yang digunakan. Hal ini membantu mengurangi risiko kelebihan persediaan dan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada aktivitas inti produksi.

Setiap metode pemesanan material memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, dan pemilihan metode yang tepat akan sangat tergantung pada kebutuhan dan karakteristik perusahaan. Dengan memahami dan mempertimbangkan dengan cermat setiap metode, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pengadaan material.