Konsep Enterprise Resource Planning (ERP)


Konsep ERP

Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikansetiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaanperusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasitersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru. Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan observasi untuk menganalisadan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal sistem yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalampengimplementasian ERP. Selain itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta memberikan informasi yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensidalam sistem di perusahaan.

Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan fungsi dan objekttif masing-masing, kerap kali terjadi bias informasi.persepsi dan pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain.ERP merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruhdepartemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitias dalam organisasi untuk bertransfomasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatankapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.

     

Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan informasi teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental. Untuk melakukan implementasi ERP yang sukses, ERP sebenarnya bertujuan menyatukan semua department/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi.

Sebuah implementasi ERP, meskipun pada ideal-nya akan membantu dalam mendapatkan informasi planning/perencanaan dan fungsi advance (lanjut) yang dapat mempridiksi apapun, tentunya-memiliki syarat untuk sampai pada titik ideal tersebut. Ketika melakukan implementasi penting untuk mengerti bahwa akan ada efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi pengguna dan perusahaan, sehingga yang terbaik yang bisa dilakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang menguntungkan. Adalah penting untuk mengerti bahwa masing-masing perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP, namun hal terbaik yang bisa dilakukan adalah impelementasi secara bertahap berdasarkan kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan, termasuk budget dan kemampuan SDM, atau jika perusahaan benarbenar mempertimbangkan merombak keseluruhan proses bisnis, maka cara „big bang’ atau full modul implement secara berkesinambungan.

Ketika perusahaan menganggarkan sejumlah dana untuk mengimplementasikan ERP, penting untuk melakukan pemilihan terhadap ERP yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Lebih penting lagi adalah keputusan, apakah perusahaan mampu mengimplementasikannya sendiri, atau menggunakan jasa konsultan yang sudah berpengalaman menerapkan implementasi ERP.

Ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain : pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari caracara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

Karena itu, kualifikasi yang diperlukan untuk implementasi ERP dapat sukses adalah:

  1. Flexibility, untuk mendukung keunikan business process perusahaan, penting untuk memilih ERP yang paling dekat dengan solusi yang dibutuhkan di perusahaan, namun juga tidak kehilangan flexibilitas untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan.
  2. Open System, jika perusahaan telah memiliki data pada system sebelumnya, dan menginginkan data tersebut akan dimasukan ke dalam ERP anda yang baru, maka, ERP yang akan diimplementasikan penting memiliki kemampuan untuk melakukan proses import data tersebut. Jika terlalu banyak software pihak ketiga yang harus perusahaan harus membeli sebagai tambahan proses import tersebut, maka ERP tersebut semakin tidak open dan akan berpotensi menyulitkan perusahaan di depan, semisal perusahaan mengganti ERP, sementara ERP sebelumnya tidak memiliki kemampuan Export data dari ERP lama.
  3. Best Business Practises, otak dari semua ERP adalah Best Practises yang dibawa sesuai dengan business process dari jenis business perusahaan, semakin banyak sertifikasi yang diterima dan diakui dunia, semakin baiklah software tersebut.
  4. Standard & Minimum Customization, semakin „plug and play„ ERP perusahaan, semakin standard jenis ERP tersebut, namun semakin banyak customization yang harus dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan ERP perusahaan, semakin sulitlah ERP tersebut dan mempunyai kemungkinan berhasil cepat.
  5. Mampu melakukan End to End integration demo, simak dengan baik proses mulai dari ujung yang satu ke ujung yang lain, apakah informasi tersebut tidak terputus, membutuhkan proses re-entry ulang atau tidak terintegrasi dengan modul lainnya?

Postingan Terkait :

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

7 + 3 =